Specifieke privacyverklaring — Europese Jongerensite
BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Deze privacyverklaring geeft informatie over
de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.
Gegevensverwerking: Specifieke privacyverklaring — Europese Jongerensite
Verwerkingsverantwoordelijke: DG.EAC.B3 — Directoraat-generaal Onderwijs, Jongerenzaken, Sport en Cultuur (DG EAC)/Directoraat B — Jongerenzaken, Onderwijs en Erasmus+/Eenheid B.3 — Jongerenzaken en Solidariteit van vrijwilligers
Referentie: DPR-EC-00371.3
1. INLEIDING
De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).
Deze privacyverklaring geeft uitleg over de reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop we alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u van uw rechten gebruik wilt maken, evenals die van de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking van DPR-EC-00371.3 met betrekking tot de Europese Jongerensite (ook wel “European Youth Portal” of “EYP” genoemd) en de bijbehorende onlinediensten, zoals websites en mobiele applicaties, van het directoraat-generaal Onderwijs, Jongerenzaken, Sport en Cultuur (DG EAC)/Directoraat B — Jongerenzaken, Onderwijs en Erasmus+/Eenheid B.3 — Jongerenzaken en Solidariteit van vrijwilligers (DG.EAC.B.3).
2. WAAROM EN HOE VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Doel van de verwerking: DG.EAC.B.3 verzamelt en gebruikt persoonsgegevens om aan jongeren overal in Europa informatie te verstrekken over de EU-programma’s voor jongeren en ze mogelijkheden aan te bieden op dit gebied.
Waarom worden er gegevens verzameld?
Informatieverstrekking
Om te dienen als contactgegevens (in de vorm van voor- en achternamen en/of e-mailadressen van personen, in verband met artikelen, evenementen en/of nieuwsberichten).
Om ervoor te zorgen dat gemachtigde gebruikers zich op de Europese Jongerensite als auteur/redacteur kunnen registreren en zo nodig technische bijstand kunnen krijgen.
Vragenformulier
Om ervoor te zorgen dat mensen via de Europese Jongerensite een vraag kunnen stellen, en dat die dan kan worden beantwoord door Eurodesk Brussels Link, het Eurodesknetwerk en/of beheerders van de Europese Jongerensite.
Europees Solidariteitskorps
Om jongeren in staat te stellen zich te registreren bij en daarmee deel te nemen aan het korps door hun persoons- en contactgegevens in te vullen. Om de ingeschreven kandidaten in staat te stellen aanvullende contactinformatie, hun voorkeuren ten aanzien van activiteiten, hun vaardigheden en ervaring, en een overzicht van hun opleiding en werkervaring en eerder vrijwilligerswerk te verstrekken.
Om de ingeschreven kandidaten in staat te stellen e-mails, nieuwsbrieven en andere berichten in verband met het korps en andere initiatieven voor jongeren van de Europese Commissie/van andere initiatiefnemers, evenals enquêtes en andere uitnodigingen tot feedback te ontvangen. Voor het korps ingeschreven kandidaten kunnen zelf bepalen welke berichten zij wensen te ontvangen.
Om voor het korps ingeschreven kandidaten informatie over opleidingen te kunnen sturen.
Om voor het korps ingeschreven kandidaten in staat te stellen feedback over diensten en procedures te geven.
Om deelnemers aan het korps in staat te stellen hun niet-formele leerresultaten te registreren in de externe tool “Youthpass”.
Om voor het korps ingeschreven kandidaten in staat te stellen met elkaar te communiceren via de community features van de app van het korps. Dit omvat de mogelijkheid om eigen materiaal over hun ervaringen met het korps te posten, posts van andere ingeschreven kandidaten te bekijken en erop te reageren, eigen posts op sociale media te delen, te zoeken naar/zich in te schrijven voor activiteiten, deel te nemen aan wedstrijden en de chatfunctie te gebruiken. Zij kunnen ook melding maken bij de beheerders van het korps van posts met betrekking tot zichzelf. Posts moeten immers voldoen aan de algemene voorwaarden van de Europese Jongerensite, die online beschikbaar zijn. Leden van het korps mogen ook een avatar voor hun profiel uploaden en hun huidige locatie vermelden.
Om bevoegde vertegenwoordigers van gemachtigde organisaties die activiteiten kunnen organiseren in staat te stellen hun profielen te beheren, met inbegrip van de voor- en achternamen en/of e-mailadressen van alle bij die organisaties en hun activiteiten in het kader van het korps betrokken personen.
Om bevoegde vertegenwoordigers van gemachtigde organisaties in staat te stellen om in de database van ingeschreven kandidaten door vergelijking van de gegevens over de voorgestelde activiteit met de persoonlijke gegevens en voorkeuren van ingeschreven kandidaten, geschikte vrijwilligers voor activiteiten van het korps te zoeken.
Om de bevoegde vertegenwoordigers in staat te stellen contact op te nemen met de geselecteerde kandidaten, indien deze ingeschreven kandidaten daarmee van tevoren hebben ingestemd.
Om de bevoegde vertegenwoordigers in staat te stellen ingeschreven kandidaten uit te nodigen voor deelname aan specifieke activiteiten, en deze uitnodigingen te beheren.
Om beheerders van het korps in staat te stellen de database van ingeschreven kandidaten te beheren en die kandidaten zo nodig bijstand te verlenen.
Om nationale agentschappen die zijn belast met de uitvoering van Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps, in staat te stellen de controles, audits en evaluaties uit te voeren van projecten die EU-steun ontvangen waarbij ingeschreven kandidaten betrokken zijn, en om gemachtigde vertegenwoordigers van organisaties te helpen via toegang tot de databank van het korps.
Om beheerders van het korps in staat te stellen de activiteiten en selectieprocedures van het korps te beheren, en gemachtigde organisaties en hun bevoegde vertegenwoordigers zo nodig bijstand te verlenen.
Om beheerders van het korps en andere gemachtigde partijen in staat te stellen informatie en berichten over het korps en gerelateerde activiteiten te sturen aan ingeschreven kandidaten en aan bevoegde vertegenwoordigers van organisaties.
Om beheerders van het korps in staat te stellen data over en feedback van ingeschreven kandidaten te analyseren.
Om beheerders van het korps in staat te stellen de door ingeschreven kandidaten toegevoegde of gemelde posts te beoordelen, en de nodige maatregelen te nemen mochten deze niet in overeenstemming blijken met de algemene voorwaarden van de Europese Jongerensite.
Om EU-delegaties in staat stellen op de hoogte te worden gebracht van deelnemers aan het korps die worden ingezet in de landen waar deze delegaties gevestigd zijn.
Database van organisaties en mogelijkheden
Om te dienen als contactgegevens (in de vorm van voor- en achternamen en/of e-mailadressen van personen binnen organisaties van het Europees Solidariteitskorps met kwaliteitsmerk).
Om organisaties van het Europees Solidariteitskorps met kwaliteitsmerk in staat te stellen de gepubliceerde contactgegevens van hun organisaties te beheren.
Om organisaties van het Europees Solidariteitskorps met kwaliteitsmerk in staat stellen de mogelijkheden die zij aanbieden kenbaar te maken aan potentiële kandidaten, en jongeren in staat te stellen contact op te nemen met deze organisaties.
Om beheerders van de Europese Jongerensite in staat te stellen technische bijstand te verlenen aan organisaties.
DiscoverEU
Om jongeren in staat te stellen zich aan te melden voor het initiatief door elementaire persoonsgegevens, contactgegevens, en aanvullende informatie over reizen te verstrekken (zie: “Welke persoonsgegevens verzamelen we op de Europese Jongerensite?”).
Om kandidaten in staat te stellen e-mails en andere berichten in verband met DiscoverEU en andere initiatieven voor jongeren van de Europese Commissie/van andere initiatiefnemers, enquêtes en andere uitnodigingen tot feedback te ontvangen, evenals aanvullende informatie, campagnemateriaal en uitnodigingen voor evenementen in verband met initiatieven van de Europese Commissie/van andere initiatiefnemers, nadat de aanvragers hun uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven om door de Europese Commissie en haar gemachtigde contractanten te worden gecontacteerd.
Om beheerders van DiscoverEU en de gemachtigde contractant in staat te stellen om via e-mail of telefonisch contact op te nemen met de geselecteerde kandidaten en de kandidaten op de reservelijst.
Om nationale agentschappen die zijn belast met de uitvoering van Erasmus+ in staat stellen om geselecteerde kandidaten en kandidaten op de reservelijst per e-mail of telefonisch uit te nodigen voor evenementen.
Om door de Europese Commissie geselecteerde media (radio, tv of geschreven pers) in staat te stellen contact op te nemen met geselecteerde kandidaten, nadat de geselecteerde kandidaten hun uitdrukkelijke toestemming daarvoor hebben gegeven.
Om de gemachtigde contractant in staat te stellen elke geselecteerde kandidaat een reispas aan te bieden.
Om beheerders van DiscoverEU toegang te geven tot de online opgeslagen gegevens zodat zij kandidaten kunnen selecteren en bijstaan (tweedelijnssteun). De eerstelijnssteun wordt verleend door de Eurodesks.
Om beheerders van DiscoverEU in staat te stellen gegevens over en feedback van kandidaten te analyseren.
Om de gemachtigde contractant in staat te stellen elke niet-geselecteerde aanvrager (op basis van hun toestemming) een Europese Jongerenkaart (EYCA) aan te bieden.
Algemene overwegingen:
Voor sommige van de hierboven vermelde initiatieven organiseren de Europese Jongerensite en de subportaalsites af en toe wedstrijden, waarvoor het nodig kan zijn persoonsgegevens in te dienen. Deelname aan dergelijke wedstrijden is volledig facultatief; kandidaat-deelnemers worden op de hoogte gebracht van de gevolgen voor hun persoonlijke gegevens vóór de indiening ervan.
Om toegang te krijgen tot bepaalde functies, moeten gebruikers inloggen en zich identificeren voordat zij deze functies kunnen gebruiken. Daarvoor kan de Europese Jongerensite het systeem voor identiteitsbeheer (IMS) van de Europese Commissie gebruiken via het EU Login-systeem. Voor dat systeem geldt een specifieke privacyverklaring.
De Europese Commissie en de organisaties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de functies van de Europese Jongerensite zullen de verzamelde persoonsgegevens niet voor andere dan de hierboven beschreven doeleinden verwerken.
Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
3. OP WELKE JURIDISCHE GRONDSLAG(EN) VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
De belangrijkste rechtsgrondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens voor de functies van de Europese Jongerensite zijn Verordening (EU) 2021/888 tot vaststelling van het programma “Europees Solidariteitskorps” en tot intrekking van Verordeningen (EU) 2018/1475 en (EU) nr. 375/2014, Verordening (EU) 2021/817 tot vaststelling van “Erasmus+” en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1288/2013, en de besluiten van de Commissie over de jaarlijkse werkprogramma’s voor 2018, 2019 en 2020 voor de voorbereidende actie “DiscoverEU: Gratis reispassen voor Europeanen die 18 jaar worden”.
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:
a) de verwerking noodzakelijk is voor het verrichten van taken in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend;
b) de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
d) de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
De volgende verwerkingsactiviteiten vinden enkel plaats op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de deelnemers:
Het gebruik van de contactgegevens (e-mailadressen) van deelnemers om hen in staat te stellen e-mails en andere berichten in verband met DiscoverEU en andere initiatieven voor jongeren van de Europese Commissie/van andere initiatiefnemers, enquêtes en andere uitnodigingen tot feedback te ontvangen, evenals aanvullende informatie, campagnemateriaal en uitnodigingen voor evenementen in verband met initiatieven van de Europese Commissie/van andere initiatiefnemers, nadat de aanvragers hun uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven om door de Europese Commissie en haar gemachtigde contractanten te worden gecontacteerd.
Door de Europese Commissie geselecteerde media (radio, tv of geschreven pers) in staat stellen contact op te nemen met geselecteerde kandidaten, nadat deze hun uitdrukkelijke toestemming daarvoor hebben gegeven.
Het verwerken van persoonsgegevens van deelnemers om de gemachtigde contractant in staat te stellen elke niet-geselecteerde aanvrager (op basis van hun toestemming) een Europese Jongerenkaart (EYCA) aan te bieden.
Het verstrekken van informatie voor artikelen, nieuwsberichten, evenementen en verhalen. Deze informatie wordt handmatig ingevoerd en bijgehouden door Eurodesk Brussels Link en het netwerk van nationale Eurodesk-organisaties. Voor het weergeven en publiceren van persoonsgegevens in deze artikelen, nieuwsberichten, bij evenementen en in verhalen is de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen vereist.
De ingeschreven kandidaten/deelnemers in staat stellen wedstrijden te volgen via de app. De functies van de mobiele applicatie van het Europees Solidariteitskorps komen overeen met een aantal van de functies van de Europese Jongerensite. Deze privacyverklaring geldt daarom ook voor de app. Als kandidaten/deelnemers deelnemen aan een wedstrijd, krijgen zij in de app uitdrukkelijk het verzoek om in te stemmen met de voorwaarden.
Betrokkenen moeten toestemming geven voor de verwerking van persoonsgegevens voor de bovengenoemde doeleinden op het moment dat zij zich registreren bij het korps of zich aanmelden bij DiscoverEU door een vakje aan te vinken dat niet standaard wordt aangevinkt. Voor materiaal dat op de Europese Jongerensite wordt gepubliceerd, moet toestemming worden gegeven aan de hand van toestemmingsformulieren die moeten worden ondertekend voordat het materiaal wordt gepubliceerd.
4. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN EN VERWERKEN WIJ?
Om deze verwerking te kunnen uitvoeren, verzamelt DG.EAC.B.3 de volgende categorieën persoonsgegevens:
Informatieverstrekking
Personen in het kader van een artikel, evenement of nieuwsbericht: voornaam, achternaam, e-mailadres.
Personeel van Eurodesk Brussels Link of van het netwerk van nationale Eurodesk-organisaties: voornaam, achternaam, e-mailadres, land.
Vragenformulier
Personen die een vraag stellen via het daarvoor bedoelde formulier moeten hun voornaam en e-mailadres invullen.
Europees Solidariteitskorps
Personen die lid willen worden van het korps: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, land van wettelijk verblijf, nationaliteit, e-mailadres, voorkeurstaal voor correspondentie, soort activiteiten waarvoor de betrokkene belangstelling heeft, kennis en ervaring, en akkoordverklaring inzake de missie en beginselen van het korps.
Na de eerste registratieprocedure om lid te worden van het korps kunnen zij desgewenst de volgende informatie over zichzelf toevoegen: postadres, telefoonnummers, overzicht van opleiding en werkervaring, eerder vrijwilligerswerk, talenkennis, beschikbaarheid voor projecten van het korps, motivatie voor vrijwilligerswerk, motivatie voor werkprojecten, landen waar de betrokkene wil deelnemen aan vrijwilligerswerk/werkprojecten, gewenste bezigheid, eventuele overige informatie die de betrokkene wil delen, bereidheid om e-mails, nieuwsbrieven, berichten en andere informatie te ontvangen van het korps. Bij een aanmelding voor een door organisaties geadverteerde aanbieding kunnen zij ook aanvullende informatie verstrekken naar gelang waar organisaties om vragen.
Zij mogen ook hun cv als bijlage uploaden, met dien verstande dat alle gegevens in het cv, inclusief eventuele contactgegevens en eventuele andere persoonsgegevens, worden gedeeld met bevoegde vertegenwoordigers van organisaties die gemachtigd zijn om projecten voor het korps te organiseren, en dat laatstgenoemden deze gegevens kunnen gebruiken bij de selectie van kandidaten voor hun projecten.
Via de app van het korps mogen zijn ook door henzelf gegenereerd materiaal over hun ervaringen met het korps posten en op posts van andere kandidaten reageren. Deze posts moeten voldoen aan de algemene voorwaarden van de Europese Jongerensite.
Zij mogen ook een avatar voor hun profiel uploaden via de app van het korps, hun huidige locatie vermelden en zoeken naar en zich inschrijven voor activiteiten.
Wanneer zij de app gebruiken, worden nog extra gegevens verzameld, gekoppeld aan hun gebruikersgegevens (gebruikersnaam en apparaat), gebruik (interactie met de app: gebruiksmomenten, bekeken pagina’s en andere gebruiksgegevens: type apparaat en browser) en de diagnostiek (foutmeldingen).
Het Europees Solidariteitskorps zal dienen als platform waar organisaties en particulieren elkaar kunnen ontmoeten. De persoonsgegevens van de betrokkenen worden niet door directoraat-generaal EAC gecontroleerd.
Bevoegde vertegenwoordigers van organisaties die gemachtigd zijn om activiteiten voor het korps te organiseren: voornaam, achternaam, gebruikersnaam, e-mailadres, organisatie(s) die de persoon mag vertegenwoordigen, en akkoordverklaring inzake de missie en beginselen van het korps.
Database van organisaties en mogelijkheden
Personen in verband met organisaties van het Europees Solidariteitskorps met kwaliteitsmerk: voornaam, achternaam, e-mailadres.
Beheerders van organisaties: voornaam, achternaam, gebruikersnaam, e-mailadres, organisatie(s) die de persoon mag vertegenwoordigen.
DiscoverEU
Jongeren of contactpersonen van groepen van jongeren die zich willen aanmelden: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, land van wettelijk verblijf, nationaliteit, e-mailadres, nummer van identiteitskaart of paspoort, telefoonnummer, beroep. Kandidaten moeten ook antwoord geven op een aantal vragen in verband met reizen, zoals de gewenste duur van hun reis, of het de eerste keer is dat zij naar een ander EU-land reizen, of het de eerste keer is dat zij zonder hun ouders/verzorgers reizen, wat ze van deze ervaring willen leren, welke activiteiten zij tijdens hun reis willen doen, hoe zij hun kosten zullen financieren, en hoe zij over het initiatief hebben gehoord.
Gaat het om een groep, dan moet de contactpersoon eerst zijn of haar eigen informatie opgeven. Daarna ontvangt de contactpersoon een code, waarmee de overige groepsleden zich kunnen aanmelden en hun persoonsgegevens kunnen opgeven.
Het e-mailadres en het telefoonnummer van de geselecteerde kandidaten kunnen worden gedeeld met door de Europese Commissie geselecteerde mediakanalen na uitdrukkelijke toestemming van de kandidaten, alsook met de vertegenwoordigingen van de Europese Commissie en de dienst van de woordvoerder van de Europese Commissie. Zodra de kandidaten ermee hebben ingestemd hun e-mailadres aan een mediakanaal te verstrekken, moeten zij zich ervan bewust zijn dat zij onderworpen zijn aan de respectieve privacyverklaring van het specifieke mediakanaal.
De Europese Commissie kan een selectie maken van persoonsgegevens van DiscoverEU-kandidaten (met name voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, land) en deze delen met de gemachtigde contractant die verantwoordelijk is voor communicatieactiviteiten zoals voor het versturen van uitnodigingen voor evenementen of het boeken van een reisbiljet voor het bijwonen van een evenement.
De Europese Commissie kan bepaalde persoonsgegevens van geselecteerde en op de reservelijst geplaatste DiscoverEU-kandidaten (voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, land) delen met nationale agentschappen van Erasmus+ voor het versturen van uitnodigingen voor evenementen.
De Europese Commissie kan persoonsgegevens van niet-geselecteerde DiscoverEU-kandidaten (met name naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, land) delen met de contractant met het oog op de verstrekking van de Europese Jongerenkaart.
Het verstrekken van persoonsgegevens is alleen verplicht in het kader van de vereisten voor de deelname aan DiscoverEU en het Europees Solidariteitskorps. Als u uw persoonsgegevens niet verstrekt, mag u niet aan deze programma’s deelnemen.
5. HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
DG.EAC.B.3 bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het gestelde doel of de verdere verwerking.
Persoonsgegevens die zijn opgenomen in artikelen en nieuwsberichten of gebruikt voor evenementen worden, samen met het oorspronkelijke bericht, uiterlijk twee jaar na het intrekken van het bericht gearchiveerd.
Persoonsgegevens in gebruikersaccounts van auteurs en redacteuren van de Europese Jongerensite worden twee jaar nadat gebruikers voor het laatst op hun account hebben ingelogd, gearchiveerd.
Persoonsgegevens van leden van het Europees Solidariteitskorps worden drie jaar nadat de betrokkene de maximumleeftijd voor deelname aan projecten van het korps heeft bereikt, gewist, tenzij de betrokkene ermee ingestemd heeft om tegen die tijd deel te nemen aan een eventuele alumni-regeling, via e-mail een belang heeft uitgedrukt om de gebruikersaccount te behouden of gebruik heeft gemaakt van EU-financiering via deelname aan het programma. In dat geval worden de gegevens vijf jaar bewaard vanaf de laatste financiële transactie volgens de gemeenschappelijke retentielijst.
Persoonsgegevens die bij de aanmelding van niet-geselecteerde kandidaten voor DiscoverEU zijn verstrekt, worden twee jaar na het indienen van de aanvraag gewist, tenzij de kandidaten hebben aangegeven dat zij op de hoogte willen worden gehouden van/betrokken willen worden bij andere diensten van de Europese Jongerensite. In dat geval worden de gegevens hoogstens vijf jaar bewaard. Na die tijd worden de persoonsgegevens geanonimiseerd en alleen voor statistische doeleinden bewaard.
Persoonsgegevens in geselecteerde gebruikerstoepassingen voor DiscoverEU worden vijf jaar na de laatste geboekte reis gewist overeenkomstig de gemeenschappelijke retentielijst, tenzij de gebruiker te kennen heeft gegeven de status van “geselecteerde gebruiker” te willen intrekken en hij/zij geen EU-financiering via het initiatief heeft ontvangen. In dit geval worden de gegevens hoogstens twee jaar bewaard.
6. HOE BESCHERMEN EN BEVEILIGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databases, geüploade series gegevens enz.) worden op de servers van de Europese Commissie opgeslagen. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Voor contractanten van de Commissie gelden specifieke contractuele bepalingen voor iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie, en verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”, Verordening (EU) 2016/679).
Europees Solidariteitskorps:
Door akkoord te gaan met deze specifieke privacyverklaring stemmen gemachtigde organisaties ermee in de IT-systemen van het Europees Solidariteitskorps alleen te gebruiken om ingeschreven kandidaten te zoeken voor hun activiteiten, met hen contact op te nemen en hen uit te nodigen om aan activiteiten deel te nemen. Het kan daarbij gaan om activiteiten die worden georganiseerd door de gemachtigde organisatie of door een organisatie die de gemachtigde organisatie officieel vertegenwoordigt.
In het bijzonder verbindt de gemachtigde organisatie zich ertoe de nodige technische en operationele maatregelen te nemen tegen de risico’s die inherent zijn aan de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten, met name om:
te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens verwerkende computersystemen, in het bijzonder wanneer dat gebeurt met het oog op:
onbevoegde inzage, verveelvoudiging, wijziging of verwijdering van opslagmedia;
onbevoegde opslag alsmede onbevoegde verspreiding, wijziging of verwijdering van opgeslagen persoonsgegevens;
het gebruik door onbevoegden van de gegevensverwerkingssystemen met behulp van datatransmissieapparatuur;
er zorg voor te dragen dat bevoegde gebruikers van een gegevensverwerkingssysteem alleen toegang kunnen krijgen tot persoonsgegevens waarvoor hun recht van toegang geldt;
te registreren welke persoonsgegevens op welk tijdstip en aan wie zijn meegedeeld;
er zorg voor te dragen dat persoonsgegevens worden verwerkt volgens de bepalingen in de nationale wetgeving betreffende gegevensbescherming;
er zorg voor te dragen dat de gegevens tijdens de mededeling van persoonsgegevens en tijdens het transport van opslagmedia niet onrechtmatig kunnen worden ingezien, gekopieerd of gewist;
de organisatiestructuur zodanig vorm te geven dat deze aan de vereisten inzake gegevensbescherming voldoet.
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen houden in dat het netwerk adequaat beveiligd is en uw gegevens beschermd worden tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang. Ze zijn afgestemd op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking ervan.
7. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS EN AAN WIE WORDEN DEZE VERSTREKT?
Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de personeelsleden van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire en, waar nodig, aanvullende regels inzake vertrouwelijkheid.
Informatieverstrekking
Contactgegevens van personen die door gemachtigde auteurs/redacteuren van de Europese Jongerensite worden vermeld bij artikelen, nieuwsberichten of evenementen (bijvoorbeeld de contactpersoon bij een evenement) zijn voor iedereen zichtbaar.
Deze informatie is ook toegankelijk voor medewerkers van Eurodesk Brussels Link en van het netwerk van nationale Eurodesk-organisaties.
Deze informatie is ook toegankelijk voor beheerders van de Europese Jongerensite.
Vragenformulier
De contactgegevens zijn toegankelijk voor Eurodesk Brussels Link, het netwerk van nationale Eurodesk-organisaties en beheerders van de Europese Jongerensite.
Europees Solidariteitskorps
Contactgegevens van bevoegde vertegenwoordigers van gemachtigde organisaties zijn alleen voor iedereen zichtbaar als de organisatie die informatie zelf toevoegt aan het profiel van de organisatie dat zij op de website van het korps publiceert.
Iedereen heeft toegang tot posts van ingeschreven kandidaten over hun ervaringen met het korps en de reacties daarop van andere kandidaten, evenals hun avatar en locatie, voor zover zij die zelf gespecificeerd hebben.
Ingeschreven kandidaten kunnen hun persoonlijke gegevens bekijken en beheren door in te loggen op hun account bij het Europees Solidariteitskorps. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun eigen gegevens en hebben het recht hun account te allen tijde te wissen.
Via de app van het korps kunnen ingeschreven kandidaten hun posts over hun ervaringen met het korps inzien, delen, bewerken en wissen. Zij kunnen ook de reacties van andere ingeschreven kandidaten inzien en daarop reageren, en posts aan de beheerders van het korps melden als zij vinden dat die niet in overeenstemming met de algemene voorwaarden zijn. In de app van het korps kunnen ingeschreven kandidaten daarnaast een avatar voor hun profiel toevoegen, wijzigen en wissen, evenals hun locatie.
Persoonsgegevens van ingeschreven kandidaten zijn toegankelijk voor bevoegde vertegenwoordigers van gemachtigde organisaties die projecten organiseren.
Persoonsgegevens van ingeschreven kandidaten zijn toegankelijk voor nationale agentschappen die zijn belast met de uitvoering van Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps, om die in staat te stellen de controles, audits en evaluaties uit te voeren van projecten die EU-steun ontvangen waarbij ingeschreven kandidaten betrokken zijn.
Persoonsgegevens van ingeschreven kandidaten zijn ook toegankelijk voor beheerders van het korps en beheerders van de verschillende EU-programma’s waarmee gemachtigde organisaties activiteiten van het Europees Solidariteitskorps aanbieden.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere diensten van de Europese Commissie die er belang bij kunnen hebben contact op te nemen met de ingeschreven kandidaten.
Persoonsgegevens van de geselecteerde kandidaten kunnen worden gedeeld met door de Europese Commissie geselecteerde media (radio, tv of geschreven pers) na uitdrukkelijke toestemming van de geselecteerde kandidaten.
Beperkte persoonsgegevens van ingeschreven kandidaten (voornaam, achternaam, geboortedatum, land van verblijf, nationaliteit, e-mailadres) kunnen worden toegezonden aan andere instrumenten die worden beheerd door DG EAC en toegankelijk zijn voor gemachtigde organisaties, nationale agentschappen en beheerders van het korps.
Beperkte persoonsgegevens van ingeschreven kandidaten (voornaam, achternaam, geboortedatum, land van verblijf, nationaliteit, e-mailadres, geslacht) worden toegezonden aan de contractant van het Europees Solidariteitskorps om de verzekeringsdekking van de deelnemers aan het Europees Solidariteitskorps te beheren. De deelnemers worden gedekt door een andere verzekeringsmaatschappij, afhankelijk van de periode waarin hun project plaatsvindt. De privacyverklaring van de CIGNA-verzekering geldt voor projecten in 2018-2020 die plaatsvinden in het kader van het meerjarig financieel kader (MFK) 2014-2020, en voor projecten in het kader van het huidige MFK 2021-2027 die vóór 7 februari 2023 van start zijn gegaan Voor projecten die plaatsvinden in het kader van het huidige MFK 2021-2027 en die na 7 februari 2023 van start zijn gegaan, geldt de privacyverklaring van de Henner-verzekering.
Een beperkt aantal persoonsgegevens van ingeschreven kandidaten (voornaam, achternaam, geboortedatum, land van verblijf) wordt toegezonden aan de externe tool “Youthpass” om te zorgen dat die kandidaten hun niet-formele leerresultaten desgewenst kunnen registreren.
Een beperkt aantal persoonsgegevens van ingeschreven kandidaten/deelnemers die geïnteresseerd zijn in het volgen van een algemene onlineopleiding of de opleiding humanitair vrijwilligerswerk (voornaam, achternaam, e-mailadres, EU Login-gebruikersnaam, contacttaal, land van verblijf, woonplaats (indien vermeld)), wordt naar het platform van de EU Academy gestuurd zodat kandidaten/deelnemers toegang tot die opleidingen kunnen verkrijgen. De korpskandidaten/-deelnemers worden gewezen op de privacyverklaring voor de algemene onlineopleiding voordat hun gegevens van de Europese Jongerensite naar het platform van de EU Academy worden overgedragen. Dit platform heeft zijn eigen privacyverklaring op de website staan. Bovendien kunnen bij het Europees Solidariteitskorps ingeschreven kandidaten die hebben aangegeven belangstelling te hebben voor humanitair vrijwilligerswerk, een specifieke opleiding volgen op het platform van de EU Academy. Dat is toegankelijk via hun profiel van het korps. De ingeschreven kandidaten worden gewezen op de privacyverklaring voor deze opleiding over humanitair vrijwilligerswerk voordat hun gegevens van de Europese Jongerensite naar het platform van de EU Academy worden overgedragen.
Beheerders van het korps hebben ook toegang tot posts van ingeschreven kandidaten over hun ervaringen met het korps en de reacties daarop.
Een beperkt aantal persoonsgegevens van deelnemers aan het korps (voornaam, achternaam, geslacht, e-mailadres, nationaliteit, land van verblijf) kan naar de EU-delegaties worden gestuurd om hen op de hoogte te houden van wie wordt ingezet in de landen waar deze delegaties gevestigd zijn.
Database van organisaties en mogelijkheden
Contactgegevens van personen die betrokken zijn bij organisaties van het Europees Solidariteitskorps met kwaliteitsmerk. Dit zijn de mogelijkheden die voor iedereen zichtbaar zijn.
De bevoegde vertegenwoordigers van organisaties van het Europees Solidariteitskorps met kwaliteitsmerk hebben toegang tot de persoonsgegevens van personen die betrokken zijn bij de betrokken organisaties en hun projecten.
DiscoverEU
Kandidaten zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun gegevens.
De persoonsgegevens van de kandidaten zijn ook toegankelijk voor de beheerders van DiscoverEU.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere diensten van de Europese Commissie die er belang bij kunnen hebben contact op te nemen met de ingeschreven kandidaten.
Persoonsgegevens van de geselecteerde kandidaten kunnen worden gedeeld met door de Europese Commissie geselecteerde media (radio, tv of geschreven pers) na uitdrukkelijke toestemming van de geselecteerde kandidaten.
Door de Europese Commissie geselecteerde kandidaten kunnen per e-mail of telefonisch worden gecontacteerd door de nationale agentschappen van Erasmus+ de gemachtigde contractant van de Europese Commissie die verantwoordelijk is voor communicatieactiviteiten. Indien van toepassing en als de geselecteerde kandidaat daarmee instemt, mag de contractant voor de geselecteerde kandidaat een reisbiljet boeken om deel te nemen aan een evenement. De contractant kiest de meest concurrerende en geschikte derde vervoersondernemingen (in beginsel spoorvervoer).
Met het oog op het boeken van de vervoersbewijzen kan de contractant de geïdentificeerde reisexploitant met de kandidaten delen en onlineboekingsformulieren met die derde vervoersonderneming en met diens privacyverklaring verbinden. De kandidaat moet deze formulieren invullen om tickets te boeken en online in te checken. Dergelijke derde vervoersonderneming werkt niet onder de controle van de Europese Commissie of een gemachtigde contractant van de Europese Commissie en de praktijken van die derde partijen in verband met de privacy kunnen verschillen van deze privacyverklaring. Noch de Europese Commissie, noch de gemachtigde contractant is verantwoordelijk voor de praktijken van die derde partijen in verband met de privacy of de desbetreffende privacyverklaringen. De geselecteerde kandidaten moeten op de hoogte zijn en blijven van de privacyverklaringen van die derde partijen wanneer zij instemmen met aankopen of boekingen via de website of applicatie van de vervoersonderneming. We raden u aan om de respectieve privacyverklaringen van derde vervoersondernemingen te lezen voor meer details over hun respectieve praktijken in verband met de privacy.
Om de reispas en de bijbehorende diensten, met inbegrip van de boeking, te verkrijgen, zullen de geselecteerde deelnemers (met inbegrip van de personen op de reservelijst wanneer deze wordt gebruikt) op de hoogte worden gebracht van de privacyverklaring van DiscoverEU voordat hun gegevens aan de gemachtigde contractant worden doorgeven.
Persoonsgegevens van niet-geselecteerde kandidaten mogen aan de contractant worden doorgegeven met het oog op de verstrekking van de Europese Jongerenkaart.
Daarnaast zullen alle persoonsgegevens toegankelijk zijn voor:
Medewerkers van de eenheden van DG EAC die zijn belast met de dienstverlening via de Europese Jongerensite.
Medewerkers van de IT-eenheid van DG EAC.
Medewerkers van andere bevoegde diensten van de Europese Commissie die mede belast zijn met de dienstverlening via de Europese Jongerensite.
Indien nodig kunnen ook persoonsgegevens worden verstrekt aan:
Medewerkers van de dienst interne audit van DG EAC.
Medewerkers van DG IAS.
Medewerkers van OLAF.
De volgende externe verwerkers hebben toegang tot persoonsgegevens, omdat zij daarvoor toestemming hebben van de Europese Commissie:
Eurodesk Brussels Link.
Nationale Eurodesk-organisaties.
Door het Europees Solidariteitskorps gemachtigde organisaties.
Contractanten van het Europees Solidariteitskorps inzake verzekeringen.
Nationale werkgroepen voor de EU-jongerendialoog.
Contractanten en subcontractanten van DiscoverEU.
Nationale agentschappen in het kader van Erasmus+ en het Europees Solidariteitskorps (met inbegrip van hun RAY-netwerk).
Gemachtigde subverwerkers van de nationale agentschappen.
EU-delegaties.
De contactgegevens van deze externe verwerkers zijn te vinden via de volgende link: https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_en.
Verder treden DG EAC en het EACEA op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor DiscoverEU, aangezien zij gezamenlijk de persoonsgegevens verwerken van degenen die op de Europese Jongerensite een aanvraag indienen voor een DiscoverEU-reispas.
Internationale doorgifte van persoonsgegevens:
Persoonsgegevens van ingeschreven kandidaten worden doorgegeven aan organisaties uit derde landen buiten de EU/EER die het kwaliteitskeurmerk van het Europees Solidariteitskorps dragen (programma en partnerlanden), maar waarvoor geen adequaatheidsbesluit bestaat (onder meer naar programmalanden — Turkije, Servië en Noord-Macedonië). In dit geval hangt het niveau van bescherming van uw persoonsgegevens af van de wetgeving of praktijk van dat derde land. Uw recht op bescherming van uw persoonsgegevens is wellicht niet gelijkwaardig aan die in de lidstaten van de EU/EER of in landen met een adequaatheidsbesluit.
8. WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U ER GEBRUIK VAN MAKEN?
Als “betrokkene” hebt u specifieke rechten op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht om uw persoonsgegevens in te zien en die te rectificeren als ze onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen, om beperkingen te stellen aan de verwerking ervan, om tegen de verwerking ervan bezwaar te maken en om uw persoonsgegevens over te dragen.
U heeft uw persoonsgegevens verstrekt en toestemming voor de huidige verwerking gegeven aan DG DG.EAC.B.3. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming hebt ingetrokken.
U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de gegevensbeheerder of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. De contactgegevens vindt u onder punt 9.
Wenst u gebruik te maken van uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen, vermeld in uw verzoek dan het referentienummer (zie punt 10).
Zodra deze privacyverklaring gereed is en gepubliceerd, kan deze worden geraadpleegd op de Europese Jongerensite (https://youth.europa.eu/privacy_nl), in de rubriek “Privacy” onderaan de website. Zodra wij het e-mailadres van de betrokkenen kennen, wordt de privacyverklaring bovendien direct toegestuurd.
9. CONTACTGEGEVENS
De verwerkingsverantwoordelijke
Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke: hoofd van de eenheid “Jongerenzaken, Solidariteit van vrijwilligers en Stagebureau”, Joseph II-straat 70, B-1049, Brussel, e-mail: [email protected].De functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van de Commissie
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming ([email protected]).De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
U heeft het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming ([email protected]) indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de gegevensbeheerder zijn geschonden.
10. WAAR VINDT U MEER INFORMATIE?
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00371.3.