Tietosuojaseloste – Euroopan nuorisoportaali

 

HENKILÖTIETOJEN SUOJA 
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan,
miten henkilötietoja käsitellään ja miten ne suojataan.

 

Tietojenkäsittelytapahtuma: Tietosuojaseloste – Euroopan nuorisoportaali

Rekisterinpitäjä: DG.EAC.B3 – Euroopan komissio: Koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto – Osasto B: Nuorisoasiat, koulutus ja Erasmus+ – Yksikkö B.3: Nuorisoasiat ja vapaaehtoinen solidaarisuustoiminta

Rekisteriviite: DPR-EC-00371.3

 

1.    JOHDANTO

Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja kerätään, miten luovutettuja henkilötietoja käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä henkilötietoja koskevia oikeuksia rekisteröidyllä on. Se sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan nuorisoportaaliin ja siihen liittyviin verkkopalveluihin, kuten verkkosivustoihin ja mobiilisovelluksiin, liittyvää käsittelytoimea DPR-EC-00371.3, jonka toteuttaa koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosastossa olevan osaston B (Nuoriso, koulutus ja Erasmus+) yksikkö B.3 (Nuorisoasiat ja vapaaehtoinen solidaarisuustoiminta), jäljempänä ’DG.EAC.B.3’.

 

2.    MIKSI JA MITEN HENKILÖTIETOJA KÄSITELLÄÄN?

Tietojen käsittelyn tarkoitus: DG.EAC.B.3 kerää ja käyttää henkilötietoja esitelläkseen eurooppalaisille nuorille EU:n nuoriso-ohjelmien teemoja ja ohjelmien tarjoamia mahdollisuuksia.

Tietoja kerätään seuraavia tarkoituksia varten:

• Tiedotus

  • Yhteystietojen julkaiseminen (esim. artikkeleihin, tapahtumiin tai uutisiin liittyvien henkilöiden etu- ja sukunimet ja/tai sähköpostiosoitteet).

  • Valtuutettujen käyttäjien rekisteröityminen portaaliin sisällön laatimista tai teknistä tukea varten.

• Onko sinulla kysyttävää? -lomake

  • Kysymysten esittäminen Euroopan nuorisportaalin kautta Eurodesk-verkoston henkilöstölle tai nuorisoportaalin ylläpitäjille.

• Euroopan solidaarisuusjoukot

  • Rekisteröityminen solidaarisuusjoukkoihin, jolloin nuoret antavat tietyt henkilö- ja yhteystiedot. Rekisteröityneet käyttäjät voivat halutessaan ilmoittaa myös tarkemmat yhteystietonsa ja toimintotyypit, joista ovat kiinnostuneita. Lisäämällä yhteenvedon koulutuksestaan, työkokemuksestaan ja aiemmasta vapaaehtoistyöstään he voivat kertoa millaista kokemusta ja osaamista heillä on.

  • Solidaarisuusjoukkoihin ja muihin nuoria koskeviin Euroopan komission / muiden kuin Euroopan komission aloitteisiin liittyvien sähköpostiviestien, uutiskirjeiden ja muiden ilmoitusten lähettäminen rekisteröityneille käyttäjille ja palautteen kerääminen heiltä kyselyillä ja muilla menetelmillä. Rekisteröityneet käyttäjät voivat määritellä, mitä viestejä heille saa lähettää.

  • Koulutusmahdollisuuksien tarjoaminen rekisteröityneille käyttäjille.

  • Palautteen kerääminen rekisteröityneiltä käyttäjiltä palveluista ja menettelyistä.

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintaan osallistuvien henkilöiden epävirallisten oppimistulosten kirjaaminen ulkoiseen Youthpass-työkaluun.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien keskinäinen viestintä mobiilisovelluksen avulla. Käyttäjät voivat julkaista solidaarisuusjoukkojen toimintaan liittyvää omaa sisältöään, selata muiden käyttäjien julkaisuja ja kommentoida niitä, jakaa omia julkaisujaan sosiaalisessa mediassa, etsiä solidaarisuusjoukkojen toimintoja ja hakea niihin, osallistua kilpailuihin ja käyttää keskustelutoimintoa. Sisäisen viestinnän kautta voi tarvittaessa myös ilmoittaa hallintohenkilöstölle itseään koskevista julkaisuista. Julkaisujen on noudatettava Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtoja, jotka ovat saatavilla verkossa. Käyttäjät voivat myös ladata profiiliinsa avatarin ja ilmoittaa sijaintinsa.

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien suorittama organisaation profiilin ylläpito (mm. organisaatioihin ja solidaarisuusjoukkojen toimintoihin liittyvien henkilöiden etu- ja sukunimet ja/tai sähköpostiosoitteet)

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutettujen edustajien suorittama toimintoihinsa sopivien vapaaehtoisten haku osallistujatietokannasta toiminnon ominaispiirteiden ja rekisteröityneiden käyttäjien kirjaamien henkilötietojen ja mieltymysten perusteella.

  • Kyseisten valtuutettujen edustajien yhteydenpito organisaationsa valitsemiin osallistujiin, jos nämä ovat antaneet suostumuksensa yhteydenottoihin.

  • Kyseisten valtuutettujen edustajien tekemät toimintoja koskevat tarjoukset solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneille ehdokkaille ja tarjousten hallinnointi.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien tietokannan hallinnointi ja käyttäjien avustaminen.

  • Kansallisten Erasmus+ -toimistojen ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen toiminnan täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten toimijoiden suorittamat tarkastukset ja arvioinnit sellaisista hankkeista, jotka saavat EU:n tukea ja joihin rekisteröityneet käyttäjät osallistuvat, sekä organisaatioiden valtuutettujen edustajien avustaminen solidaarisuusjoukkojen tietokannan kautta.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama toimintojen hallinnointi, toimintojen ja hakijoiden yhdistäminen ja valtuutettujen organisaatioiden valtuutettujen edustajien avustaminen.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön ja muiden luotettujen tahojen lähettämät solidaarisuusjoukkoja ja niihin liittyviä toimintoja koskevat ilmoitukset rekisteröityneille käyttäjille ja organisaatioiden valtuutetuille edustajille.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien tietojen ja palautteen analysointi.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien omien tai heidän ilmoittamiensa julkaisujen ja kommenttien valvonta sekä tarvittavat toimet siinä tapauksessa, että julkaisut tai kommentit eivät ole Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtojen mukaisia.

  • Tietojen antaminen EU:n edustustoille, jos edustuston sijaintimaahan on lähetetty solidaarisuusjoukkojen osallistujia.

• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta

  • Yhteystietojen julkaiseminen (laatumerkin saaneisiin Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioihin liittyvien henkilöiden etu- ja sukunimet ja/tai sähköpostiosoitteet).

  • Laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden suorittama oman organisaation julkaistujen yhteystietojen hallinnointi.

  • Laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden suorittama mahdollisuuksiensa mainostaminen mahdollisille ehdokkaille sekä nuorten yhteydenottomahdollisuudet näihin organisaatioihin.

  • Nuorisoportaalin ylläpitäjien tekninen tuki organisaatioille.

• DiscoverEU

  • Nuorten mahdollisuus hakea matkakorttia antamalla henkilötiedot, yhteystiedot ja matkustamiseen liittyviä lisätietoja (ks. kohta ”Mitä henkilötietoja kerätään?”).

  • Euroopan komission ja sen valtuutettujen toimeksisaajien mahdollisuus DiscoverEU-hankkeeseen ja muihin Euroopan komission / muihin kuin Euroopan komission nuorisohankkeisiin liittyvien sähköpostiviestien ja muiden ilmoitusten sekä kyselyjen lähettämiseen hakijoille, palautteen keräämiseen muulla tavoin, tiedotusmateriaalin ja kampanjamateriaalin lähettämiseen sekä kutsujen lähettämiseen komission / muiden kuin komission aloitteiden tapahtumiin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa.

  • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön ja valtuutettujen toimeksisaajien mahdollisuus ottaa yhteyttä valittuihin ja varallaololuettelossa oleviin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse.

  • Erasmus+ -ohjelman täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten toimistojen mahdollisuus ottaa yhteyttä valittuihin ja varallaololuettelossa oleviin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse tapahtumakutsujen lähettämiseksi.

  • Euroopan komission valitsemien tiedotusvälineiden (painettu media, televisio ja radio) mahdollisuus ottaa yhteyttä hakijoihin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa.

  • Valtuutetun toimeksisaajan suorittama matkakorttien toimittaminen valituille hakijoille.

  • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön suorittama matkakortin hakijoiden tallennettujen tietojen käsittely matkakortin saajien valintaprosessin aikana ja avunanto (toissijainen tuki) hakijoille. Ensisijaisesti tukea antaa Eurodesk-verkosto.

  • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön suorittama hakijoiden tietojen ja palautteen analysointi.

  • Valtuutetun toimeksisaajan mahdollisuus tarjota eurooppalaista nuorisokorttia (EYCA) hakijoille, jotka eivät tulleet valituiksi (jos nämä antavat siihen suostumuksensa).

Yleisiä näkökohtia:

Euroopan nuorisoportaalissa ja sen alaportaaleissa järjestetään ajoittain edellä mainittuihin toimintoihin liittyviä kilpailuja, joissa saatetaan edellyttää henkilötietojen antamista. Osallistuminen tällaisiin kilpailuihin on täysin vapaaehtoista. Osallistujaehdokkaille ilmoitetaan ennen henkilötietojen antamista, mitä vaikutuksia osallistumisella voi olla.

Osa toiminnoista edellyttää käyttäjän rekisteröitymistä ja todentamista. Tässä yhteydessä nuorisoportaalissa voidaan käyttää Euroopan komission identiteetinhallintajärjestelmää (IMS) EU Login -järjestelmän kautta. IMS-järjestelmällä on erillinen tietosuojaseloste.

Euroopan komissio ja Euroopan nuorisoportaalin toimintojen täytäntöönpanosta vastaavat organisaatiot eivät käsittele kerättyjä henkilötietoja muihin kuin edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

 

3.    MITKÄ OVAT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLISET PERUSTEET?

Euroopan nuorisoportaalin toimintojen osalta henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen oikeusperusta on asetus (EU) 2021/888 Euroopan solidaarisuusjoukkoja koskevan ohjelman perustamisesta sekä asetusten (EU) 2018/1475 ja (EU) N:o 375/2014 kumoamisesta, asetus (EU) 2021/817 Erasmus+ -ohjelman perustamisesta ja asetuksen (EU) N:o 1288/2013 kumoamisesta sekä Euroopan komission päätös ”DiscoverEU: ilmaiset matkakortit 18 vuotta täyttäville eurooppalaisille” -valmistelutoimen vuosien 2018, 2019 ja 2020 vuosittaisista työohjelmista.

Henkilötietoja käsitellään, koska: 

a) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

c) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Seuraavat käsittelytoimet perustuvat osallistujien nimenomaiseen suostumukseen: 

• Osallistujien yhteystietojen käsittely (sähköpostiosoitteet), jotta heille voidaan lähettää Euroopan komission ja sen valtuutettujen toimeksisaajien DiscoverEU-hankkeeseen ja muihin Euroopan komission / muihin kuin Euroopan komission nuorisohankkeisiin liittyviä sähköpostiviestejä ja muita ilmoituksia sekä kyselyjä, kerätä palautetta muulla tavoin, lähettää tiedotus- ja kampanjamateriaalia sekä kutsuja komission tai muiden kuin komission aloitteisiin liittyviin tapahtumiin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa.

• Euroopan komission valitsemien tiedotusvälineiden (painettu media, televisio ja radio) mahdollisuus ottaa yhteyttä hakijoihin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa.

• Osallistujien henkilötietojen käsittely, jotta valtuutettu toimeksisaaja voi tarjota eurooppalaista nuorisokorttia (EYCA) hakijoille, jotka eivät tulleet valituiksi (jos nämä antavat siihen suostumuksensa).

• Tietojen antaminen artikkeleita, uutisia, tapahtumia ja tarinoita varten. Eurodesk Brussels Linkin ja kansallisten Eurodesk-toimistojen verkoston henkilöstö tallentaa ja ylläpitää näitä tietoja manuaalisesti. Henkilötietojen julkaiseminen näissä artikkeleissa, uutisissa, tapahtumissa ja tarinoissa edellyttää asianomaisten nimenomaista suostumusta.

• Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneet tai niihin osallistuvat käyttäjät voivat seurata kilpailuja sovelluksen kautta. Euroopan solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksessa on joitakin nuorisoportaalin toimintoja. Sen vuoksi tämä tietosuojaseloste kattaa myös sovelluksen. Kun solidaarisuusjoukkoihin rekisteröitynyt tai niihin osallistuva käyttäjä ottaa osaa kilpailuun, sovelluksessa pyydetään antamaan suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteröidyt antavat suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn edellä mainittuja tarkoituksia varten siinä vaiheessa, kun he rekisteröityvät solidaarisuusjoukkoihin tai hakevat DiscoverEU-ohjelmaan. Suostumus annetaan rastittamalla ruutu. Euroopan nuorisoportaalissa julkaistavaa sisältöä koskeva suostumus annetaan ennen sisällön julkaisemista allekirjoitettavilla suostumuslomakkeilla.

 

4.    MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN JA KÄSITELLÄÄN? 

DG.EAC.B.3 kerää tietojen käsittelyä varten seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Tiedotus

  • Artikkeleihin, tapahtumiin tai uutisiin liittyvät henkilöt: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite.

  • Eurodesk-verkoston henkilöstö: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, maa.

• Onko sinulla kysyttävää? -lomake

  • Kysymyksiä lomakkeella lähettävien henkilöiden on annettava etunimensä ja sähköpostiosoitteensa.

• Euroopan solidaarisuusjoukot

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityvät henkilöt – pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, virallinen asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, ensisijainen yhteydenottokieli, kiinnostuksen kohteena olevat toiminnot, aiempi kokemus ja osaaminen sekä solidaarisuusjoukkojen toiminta-ajatuksen ja periaatteiden hyväksyntä.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityvät henkilöt – vapaaehtoiset lisätiedot: postiosoite, puhelinnumerot, yhteenveto koulutuksesta, työkokemuksesta ja vapaaehtoistyöstä, kielitaito, käytettävissäolon ajankohdat, motivaatio osallistua solidaarisuusjoukkojen toimintaan vapaaehtoisena, motivaatio solidaarisuusjoukkojen toimintaan osallistumiseen, ensisijaiset kohdemaat, ensisijaiset tehtävät, mahdolliset lisätiedot, halukkuus vastaanottaa sähköpostiviestejä, uutiskirjeitä, ilmoituksia tai muita viestejä solidaarisuusjoukoilta. Organisaatiot saattavat pyytää lisätietoja, kun rekisteröityneet hakevat niiden ilmoittamaa mahdollisuutta.

  • Rekisteröityneet käyttäjät voivat lisätä erillisenä asiakirjana ansioluettelonsa, sillä edellytyksellä, että he ymmärtävät, että kaikki ansioluetteloon sisältyvät tiedot, muun muassa yhteystiedot ja arkaluonteiset henkilötiedot, voidaan antaa solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien käyttöön heidän valitessaan osallistujia toimintoihinsa.

  • Rekisteröityneet käyttäjät voivat julkaista omaa solidaarisuusjoukkoihin liittyvää sisältöä ja kommentoida muiden käyttäjien julkaisuja solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksen avulla. Julkaisujen on noudatettava Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtoja.

  • Rekisteröityneet käyttäjät voivat solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksella myös ladata profiiliinsa avatarin, ilmoittaa ajantasaisen sijaintinsa sekä etsiä toimintoja ja hakea niihin.

  • Solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksesta kerätään myös käyttäjän tunnistamiseen (käyttäjätunnus, laitetunniste), sovelluksen käyttöön (sovelluksen käynnistykset ja käytetyt sivut sekä muut käyttöön liittyvät tiedot: laitteen ja selaimen tyyppi) ja vianmääritykseen (tiedot ohjelman toimimattomuudesta) liittyviä lisätietoja.

  • Euroopan solidaarisuusjoukkojen on määrä auttaa organisaatioita ja yksityishenkilöitä löytämään toisensa, eikä Euroopan komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto arvioi rekisteröityjen henkilökohtaisia ominaisuuksia millään tavoin.

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutetut edustajat: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, organisaatio(t), solidaarisuusjoukkojen toiminta-ajatuksen ja periaatteiden hyväksyntä.

• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta

  • Euroopan solidaarisuusjoukkojen laatumerkin saaneisiin organisaatioihin liittyvät yksityishenkilöt: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite.

  • Organisaatioiden vastuuhenkilöt: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite ja organisaatio(t).

• DiscoverEU

  • Yksittäiset hakijat ja hakijaryhmien johtajat – pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, virallinen asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, henkilökortin tai passin numero, puhelinnumero, ammatti. Hakijoiden on myös vastattava matkustamiseen liittyviin kysymyksiin, kuten mikä on heidän toivomansa matkustusaika, matkustavatko he ensimmäistä kertaa toiseen EU-maahan, matkustavatko he ensimmäistä kertaa ilman vanhempiaan tai huoltajiaan, mitä he haluaisivat oppia tästä kokemuksesta, mitä he haluaisivat tehdä matkan aikana, miten he rahoittaisivat matkan kustannukset ja miten he saivat tietää aloitteesta.

  • Jos hakijana on ryhmä, ryhmän johtajan on ensin annettava edellä mainitut tiedot, minkä jälkeen ryhmä saa tunnuskoodin, jonka avulla muut ryhmän jäsenet antavat omat henkilötietonsa.

  • Valittujen hakijoiden sähköpostiosoite ja puhelinnumero voidaan jakaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille, komission edustustoille ja komission tiedotuspalvelulle, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa. Valittujen henkilöiden on huomattava, että kun he ovat suostuneet antamaan sähköpostiosoitteensa median käyttöön, heihin sovelletaan kyseisen tiedotusvälineen tietosuojaselostetta.

  • Euroopan komissio voi jakaa DiscoverEU-ohjelmaan valittujen hakijoiden henkilötiedot (etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, maan) viestintätoimista vastaavalle valtuutetulle toimeksisaajalle, jotta heille voidaan esimerkiksi lähettää tapahtumakutsuja tai varata matkalippuja tapahtumaan osallistumista varten.

  • Euroopan komissio voi jakaa DiscoverEU-ohjelmaan valittujen ja varallaololuettelossa olevien hakijoiden henkilötiedot (etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, maan) kansallisille Erasmus+ -toimistoille, jotta heille voidaan lähettää tapahtumakutsuja.

  • Euroopan komissio voi jakaa muiden kuin DiscoverEU-ohjelmaan valittujen henkilötiedot (nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, maan) toimeksisaajalle, jotta heille voidaan myöntää Eurooppalainen nuorisokortti.

Henkilötietojen antaminen on pakollista DiscoverEU-ohjelmaan ja Euroopan solidaarisuusjoukkoihin osallistumista koskevien vaatimusten täyttämiseksi. Jos hakija ei anna henkilötietojaan, häntä ei voida valita ohjelmiin.

 

5.    MITEN KAUAN HENKILÖTIETOJA SÄILYTETÄÄN?

DG.EAC.B.3 säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen, jotta tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoitus täyttyy.

Artikkeleihin, uutisiin ja tapahtumatietoihin liittyvät henkilötiedot arkistoidaan yhdessä alkuperäisen sisällön kanssa kahden vuoden kuluttua siitä, kun kyseinen sisältö on poistettu julkiselta sivustolta. 

Nuorisoportaalin sisältöä laativien käyttäjätileillä olevat henkilötiedot arkistoidaan kahden vuoden kuluttua viimeisestä sisäänkirjautumisesta.

Solidaarisuusjoukkojen käyttäjätileillä olevat henkilötiedot poistetaan kolmen vuoden kuluttua siitä, kun käyttäjä saavuttaa joukkojen osallistujien yläikärajan, ellei kyseisen käyttäjän ole määrä osallistua mahdolliseen alumnitoimintaan, kyseinen käyttäjä on ilmaissut sähköpostilla halunsa käyttäjätilin säilyttämiseen tai käyttäjä on saanut EU:n rahoitusta ohjelmaan osallistumisen yhteydessä. Tällaisten käyttäjien tiedot säilytetään viiden vuoden ajan viimeisimmästä yhteiseen säilytysluetteloon kirjatusta rahoitustapahtumasta.

Tapauksissa, joissa hakijaa ei valita DiscoverEU-ohjelmaan, hakemuksissa olevat henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä, paitsi jos hakija on ilmaissut kiinnostuksensa saada tietoa muista nuorisoportaalin palveluista tai osallistua niihin, jolloin hänen tietonsa säilytetään enintään viiden vuoden ajan. Tämän jälkeen hakijan henkilötiedot anonymisoidaan ja niitä säilytetään ainoastaan tilastollisia tarkoituksia varten. 

DiscoverEU-ohjelmaan valittujen hakijoiden henkilötiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteiseen säilytysluetteloon kirjatusta matkavarauspäivästä, ellei hakija ilmaise haluaan kieltäytyä valinnasta eikä ole saanut aloitteen kautta EU-rahoitusta, jolloin henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.

 

6.    MITEN HENKILÖTIEDOT SUOJATAAN?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjatiedostot, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Kun komission toimeksisaajat käsittelevät tietoja komission lukuun, niiden on noudatettava erityistä sopimuslauseketta sekä salassapitovelvoitteita, jotka johtuvat yleisestä tietosuoja-asetuksesta (EU) 2016/679.

Euroopan solidaarisuusjoukot:

Hyväksymällä tämän tietosuojaselosteen solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettu järjestäjäorganisaatio lupaa käyttää Euroopan solidaarisuusjoukkojen tietojärjestelmiä vain hakiessaan osallistujia solidaarisuusjoukkojen toimintaan, ottaessaan yhteyttä käyttäjiin ja tarjotessaan heille mahdollisuutta osallistua toimintaan. Toiminnot voivat olla organisaation omia, tai ne voivat olla jonkin sellaisen organisaation toimintoja, jota valtuutettu organisaatio virallisesti edustaa.

Valtuutettu organisaatio sitoutuu toteuttamaan asianmukaisia teknisiä ja operatiivisia turvatoimia, joilla suojataan rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot käsittelyn aikana voidakseen

• estää asiattomien henkilöiden pääsyn henkilötietoja käsitteleviin tietojärjestelmiin ja etenkin

  • estää tallennusvälineiden luvattoman lukemisen, kopioimisen, muuttamisen tai siirtämisen

  • estää tietojen luvattoman tallentamisen sekä tallennettujen henkilötietojen luvattoman luovuttamisen, muuttamisen tai poistamisen

  • estää asiattomia henkilöitä käyttämästä tietojenkäsittelyjärjestelmiä tiedonsiirtokeinojen avulla

• varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käyttää tietojenkäsittelyjärjestelmää, voivat päästä vain niihin henkilötietoihin, joihin heillä on käyttöoikeus

• tallentaa tiedot siitä, mitkä henkilötiedot on ilmoitettu, milloin ja mille taholle

• varmistaa, että henkilötietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön tietosuojasäännösten mukaisesti

• varmistaa, ettei tietoja voida henkilötietojen välittämisen ja tallennusvälineiden kuljetuksen aikana lukea, kopioida tai poistaa ilman lupaa

• suunnitella organisaatiorakenteensa siten, että se vastaa tietosuojavaatimuksia.
  Komissio on ottanut henkilötietojen suojaamiseksi käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisiin toimenpiteisiin kuuluu sen varmistaminen, että henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.

 

7.    KENELLÄ ON PÄÄSY HENKILÖTIETOIHIN JA KENELLE TIETOJA LUOVUTETAAN?

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Kyseiset työntekijät noudattavat luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja lisämääräyksiä.

• Tiedotus

  • Henkilöiden, joilla on lupa toimittaa nuorisoportaaliin artikkeleita, tapahtumatietoja tai uutisia (esim. tapahtuman yhteyshenkilö), yhteystiedot ovat julkisesti nähtävillä.

  • Yhteystiedot ovat myös Eurodesk-verkoston henkilöstön saatavilla Brysselissä ja verkostoon kuuluvissa maissa.

  • Yhteystiedot ovat myös nuorisoportaalin ylläpitäjien saatavilla.

• Onko sinulla kysyttävää? -lomake

  • Yhteystiedot ovat nuorisoportaalin ylläpitäjien sekä Eurodesk-verkoston henkilöstön saatavilla Brysselissä ja verkostoon kuuluvissa maissa.

• Euroopan solidaarisuusjoukot

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien yhteystiedot ovat julkisesti nähtävillä, jos organisaatio itse lisää nämä tiedot solidaarisuusjoukkojen sivustolla julkaistavaan profiiliinsa.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien julkaisema sisältö, kommentit, avatar ja sijainti näkyvät myös julkisesti.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröitynyt käyttäjä voi tarkistaa omat henkilötietonsa ja päivittää niitä kirjautumalla omalle tililleen Euroopan solidaarisuusjoukkojen sivustolla. He ovat vastuussa tietojensa oikeellisuudesta, ja heillä on oikeus poistaa tilinsä milloin tahansa.

  • Solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksella rekisteröityneet käyttäjät voivat myös katsella, jakaa, muokata ja poistaa julkaisemaansa solidaarisuusjoukkoihin liittyvää sisältöä. He voivat myös katsella ja kommentoida muiden käyttäjien julkaisuja ja raportoida solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstölle julkaisuista, jotka saattavat olla käyttöehtojen vastaisia. Lisäksi he voivat solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksella halutessaan ladata, muokata tai poistaa profiilinsa, avatarinsa tai sijaintinsa.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot ovat valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutettujen edustajien saatavilla.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot ovat kansallisten Erasmus+ -toimistojen ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten toimijoiden käytettävissä, jotta ne voivat avustaa organisaatioiden valtuutettuja edustajia ja jotta voidaan tarkastaa ja arvioida niitä EU:n tukea saavia hankkeita, joihin rekisteröityneet käyttäjät osallistuvat.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja pääsevät tarkastelemaan joukkojen hallintohenkilöstö ja niiden EU-ohjelmien hallintohenkilöstö, joiden kautta valtuutetut organisaatiot tarjoavat solidaarisuusjoukkojen toimintoja.

  • Henkilötietoja voidaan jakaa muille Euroopan komission yksiköille, jotka saattavat olla kiinnostuneita ottamaan yhteyttä rekisteröityneisiin käyttäjiin.

  • Valittujen hakijoiden henkilötietoja voidaan antaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille (painettu media, televisio, radio), jos valitut hakijat antavat siihen nimenomaisen suostumuksensa.

  • Solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneiden käyttäjien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite) voidaan lähettää muihin koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston hallinnoimiin välineisiin, jotka ovat valtuutettujen organisaatioiden, kansallisten toimistojen ja solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön käytettävissä.

  • Solidaarisuusjoukkojen osallistujien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, sukupuoli) lähetetään Euroopan solidaarisuusjoukkojen osallistujien vakuutusturvaa hallinnoivalle toimeksisaajalle. Osallistujat saavat vakuutuksen eri taholta sen mukaan, milloin heidän hankkeensa toteutetaan. Cigna-vakuutusyhtiön tietosuojailmoitus on voimassa monivuotisen rahoituskehyksen 2014–2020 puitteissa vuosina 2018–2020 toteutetuille hankkeille sekä hankkeille, jotka aloitettiin ennen 7. helmikuuta 2023 nykyisen monivuotisen rahoituskehyksen 2021–2027 puitteissa. Henner-vakuutusyhtiön tietosuojailmoitus on voimassa monivuoteisen rahoituskehyksen 2021–2027 puitteissa toteutetuille hankkeille, jotka aloitettiin 7. helmikuuta 2023 tai sen jälkeen.

  • Solidaarisuusjoukkojen osallistujien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, asuinmaa) lähetetään ulkoiseen Youthpass-työkaluun, jotta osallistujat voivat halutessaan kirjata epäviralliset oppimistuloksensa.

  • Jos rekisteröityneet käyttäjät/osallistujat ilmaisevat kiinnostuksensa osallistua yleisille verkkokursseille tai humanitaarisen avun vapaaehtoistyötä koskevaan koulutukseen, jotkin heidän henkilötietonsa (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, EU Login -käyttäjätunnus, yhteyskieli, asuinmaa, kaupunki (jos määritelty)) lähetetään EU Academy -alustalle tällaiseen koulutukseen osallistumista varten. Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneille tai niiden toimintaan osallistuville käyttäjille annetaan tiedoksi yleisten verkkokurssien tietosuojailmoitus ennen kuin heidän tietonsa siirretään Euroopan nuorisoportaalista EU Academy -alustalle. Tällä alustalla on oma tietosuojaselosteensa, joka on nähtävillä sen verkkosivulla. Lisäksi Euroopan solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneet käyttäjät, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa osallistua humanitaarisen avun vapaaehtoistyöhön, voivat solidaarisuusjoukkojen profiilinsa kautta osallistua erityiskoulutukseen EU Academy -alustalla. Rekisteröityneille käyttäjille annetaan tiedoksi humanitaarisen avun koulutuksen tietosuojailmoitus ennen kuin heidän tietonsa siirretään Euroopan nuorisoportaalista EU Academy -alustalle.

  • Rekisteröityneiden käyttäjien julkaisema sisältö ja kommentit ovat myös hallintohenkilöstön saatavilla.

  • Solidaarisuusjoukkojen osallistujien henkilötietoja (etunimi, sukunimi, sukupuoli, sähköpostiosoite, kansallisuus, asuinmaa) voidaan antaa EU:n edustustoille, jotta ne saavat tietoa edustustojen sijaintimaihin lähetetyistä henkilöistä.

• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta

  • Laatumerkin saaneisiin Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioihin liittyvien henkilöiden yhteystiedot julkistetaan, kun organisaatiot julkaisevat tietoa tarjoamistaan osallistumismahdollisuuksista.

  • Tällaisiin organisaatioihin ja niiden hankkeisiin liittyvien henkilöiden yhteystiedot ovat laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden valtuutettujen edustajien saatavilla.

• DiscoverEU

  • Hakija on itse vastuussa tietojensa oikeellisuudesta.

  • Hakijoiden henkilötiedot ovat myös DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön saatavilla.

  • Henkilötietoja voidaan jakaa muille Euroopan komission yksiköille, jotka saattavat olla kiinnostuneita ottamaan yhteyttä rekisteröityneisiin käyttäjiin.

  • Valittujen hakijoiden henkilötietoja voidaan antaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille (painettu media, televisio, radio), jos valitut hakijat antavat siihen nimenomaisen suostumuksensa.

  • Kansallinen Erasmus+ -toimisto tai viestinnästä vastaava Euroopan komission valtuuttama toimeksisaaja voi ottaa yhteyttä Euroopan komission valitsemiin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse. Toimeksisaaja voi valitun hakijan suostumuksella tarvittaessa varata valitulle hakijalle matkalipun tapahtumaan osallistumista varten. Toimeksisaaja valitsee kilpailukykyisimmät ja sopivimmat liikenteenharjoittajat (lähtökohtaisesti rautatieliikenteessä).

  • Matkalippujen varaamista varten toimeksisaaja voi jakaa hakijoiden kanssa yksilöidyn matkanjärjestäjän nimen ja linkin kyseisen liikenteenharjoittajan verkossa oleviin varauslomakkeisiin ja niihin sovellettaviin tietosuojaselosteisiin. Hakijan on täytettävä itse nämä varauslomakkeet varatakseen lippuja ja tehdäkseen lähtöselvityksen verkossa. On huomattava, että tällaiset kolmannet liikenteenharjoittajat eivät toimi Euroopan komission tai Euroopan komission valtuuttaman toimeksisaajan valvonnassa, ja niiden tietosuojakäytännöt voivat poiketa tästä tietosuojaselosteesta. Euroopan komissio tai valtuutettu toimeksisaaja eivät ole vastuussa näiden kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai niihin liittyvistä tietosuojaselosteista. Valittujen hakijoiden on tutustuttava näiden kolmansien osapuolten tietosuojaselosteisiin, kun he antavat suostumuksensa ostoihin tai varauksiin liikenteenharjoittajan verkkosivuston tai sovelluksen kautta. Pyydämme tutustumaan liikennealan kolmansien osapuolten tietosuojaselosteisiin, joissa on tarkempia tietoja niiden yksityisyydensuojaa koskevista käytännöistä.

  • Matkakortin ja siihen liittyvien palvelujen, myös matkavarausten, saamista varten valituille osallistujille (mukaan lukien varasijaluettelossa oleville henkilöille, kun heille tarjotaan korttia) annetaan tiedoksi DiscoverEU:n tietosuojailmoitus ennen kuin heidän tietonsa siirretään valtuutetulle toimeksisaajalle.

  • Hakijoiden, jotka eivät tulleet valituiksi, henkilötiedot voidaan toimittaa toimeksisaajalle Eurooppalaisen nuorisokortin (EYCA) antamista varten.

Henkilötietoihin pääsevät tutustumaan lisäksi seuraavat tahot:

• nuorisoportaalin palvelujen toteuttamisesta vastaavien yksiköiden henkilöstö komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosastossa

• koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston tietotekniikan yksikön henkilöstö

• nuorisoportaalin palvelujen toteuttamiseen osallistuvien muiden komission yksiköiden henkilöstö.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa myös seuraaville tahoille:

• koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstö

• komission sisäisen tarkastuksen (IAS) henkilöstö

• Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) henkilöstö.

Seuraavilla ulkopuolisilla henkilötietojen käsittelijöillä on pääsy henkilötietoihin Euroopan komission luvalla:

• Eurodesk Brussels Link

• kansalliset Eurodesk-organisaatiot

• Euroopan solidaarisuusjoukkojen valtuutetut organisaatiot

• Euroopan solidaarisuusjoukkojen valtuutetut vakuutusyhtiöt

• EU:n nuorisodialogin kansalliset työryhmät

• DiscoverEU-ohjelman toimeksisaajat ja alihankkijat

• Erasmus+ -ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen kansalliset toimistot (mukaan lukien niiden RAY-verkosto)

• kansallisten toimistojen valtuutetut alikäsittelijät

• EU:n edustustot.

Ulkopuolisten käsittelijöiden yhteystiedot löytyvät verkkosivustolta https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_fi.  

Lisäksi komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto sekä EACEA toimivat yhteisrekisterinpitäjinä DiscoverEU:n henkilötietojen käsittelyssä, koska ne käsittelevät yhdessä Euroopan nuorisoportaalin kautta DiscoverEU-matkakorttihakemuksen lähettäneiden hakijoiden henkilötietoja.

Kansainväliset tiedonsiirrot: 

Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden tiedot siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin (ohjelmamaihin ja kumppanimaihin), joille on myönnetty Euroopan solidaarisuusjoukkojen laatumerkki mutta joiden osalta ei ole tehty päätöstä tietosuojan tason riittävyydestä (ohjelmamaista Turkki, Serbia ja Pohjois-Makedonia). Tässä tapauksessa henkilötietojen suojan taso riippuu kyseisen kolmannen maan lainsäädännöstä tai käytännöstä. Henkilön tietosuojaa koskevat oikeudet eivät kuitenkaan välttämättä vastaa EU/ETA-maan oikeuksia tai sellaisessa maassa voimassa olevia oikeuksia, jonka osalta on tehty tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös.

 

8.    MITKÄ OVAT REKISTERÖIDYN OIKEUDET JA MITEN NIITÄ VOI KÄYTTÄÄ?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) mukaisesti tiettyjä oikeuksia, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja oikaista niitä, jos ne ovat paikkansapitämättömiä tai puutteellisia. Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus poistaa henkilötietonsa, rajoittaa ja vastustaa niiden käsittelyä sekä siirtää ne järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity on antanut suostumuksensa siihen, että DG.EAC.B.3 voi käsitellä hänen henkilötietojaan tämän käsittelytoimen yhteydessä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei poista perumista edeltävän tietojen käsittelyn laillisuutta.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9. 

Yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä rekisteröidyn tulee antaa kuvaus niistä (eli rekisteriviite tai -viitteet jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla).

Julkaisun jälkeen tähän tietosuojaselosteeseen voi tutustua Euroopan nuorison teemavuoden verkkosivustolla Euroopan nuorisoportaalissa (https://youth.europa.eu/privacy_fi) klikkaamalla osiota ”tietosuoja” sivun alalaidassa. Sen lisäksi tietosuojaseloste toimitetaan rekisteröidylle heti, kun tämän sähköpostiosoite on tiedossa.

 

9.    YHTEYSTIEDOT

• Rekisterinpitäjä
  Jos rekisteröity haluaa käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan, jos hänellä on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia, tai jos hän haluaa tehdä valituksen henkilötietojensa keräämisestä ja käytöstä, hänen on otettava yhteyttä rekisterinpitäjään: Head of Unit, Youth, Volunteer Solidarity and Traineeships Office, Rue Joseph II 70, B-1049, Brussels, Belgium. Sähköpostiosoite: [email protected].

• Komission tietosuojavastaava
  Rekisteröity voi ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan ([email protected]) asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

• Euroopan tietosuojavaltuutettu

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen ([email protected]) ja tehdä kantelu, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.

 

10.    LISÄTIETOJA

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelyistä, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa http://ec.europa.eu/dpo-register. 

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-00371.3.