Zvláštní prohlášení o ochraně soukromí – Evropský portál pro mládež
OCHRANA VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
V tomto prohlášení o ochraně osobních údajů jsou obsaženy informace o
zpracování a ochraně vašich osobních údajů.
Operace zpracování: Zvláštní prohlášení o ochraně soukromí – Evropský portál pro mládež
Správce údajů: GŘ.EAC.B3 – Generální ředitelství pro vzdělávání, mládež, sport a kulturu (GŘ EAC) / ředitelství B – Mládež, vzdělávání a Erasmus+/oddělení B.3 – Mládež a dobrovolnická solidarita
Referenční číslo:DPR-EC-00371.3
1. ÚVOD
Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).
Toto prohlášení o ochraně soukromí vysvětluje, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů, jak se tyto informace používají a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontaktní údaje odpovědného správce údajů, u kterého můžete svá práva uplatnit, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování DPR-EC-00371.3, která se týká Evropského portálu pro mládež (EYP) a souvisejících online služeb, jako jsou internetové stránky a aplikace pro mobilní telefony, a kterou provádí Generální ředitelství pro vzdělávání, mládež, sport a kulturu (GŘ EAC) / ředitelství B – Mládež, vzdělávání a program Erasmus+ / oddělení B.3 – Mládež a solidarita dobrovolníků (GŘ.EAC.B.3).
2. PROČ A JAK VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Účel operace zpracování údajů: Oddělení GŘ.EAC.B.3 shromažďuje a využívá osobní údaje k předkládání informací a příležitostí mladým lidem v širší Evropě v souvislosti s tématy programů EU pro mládež.
Údaje se shromažďují pro tyto účely:
Poskytování informací
Poskytovat veřejnosti kontaktní údaje (v podobě jména a příjmení a/nebo adresy či e-mailu osob spojených s články, akcemi nebo zprávami).
Umožnit oprávněným uživatelům zaregistrovat se na Evropském portálu pro mládež jako autor/editor a poskytovat jim v případě potřeby technickou pomoc.
Formulář k zasílání dotazů
Umožnit jednotlivcům klást prostřednictvím Evropského portálu pro mládež dotazy a nechat si zaslat odpověď od Eurodesk Brussels Link, od sítě Eurodesk nebo administrátorů Evropského portálu pro mládež.
Evropský sbor solidarity
Umožnit mladým lidem se zaregistrovat k účasti v Evropském sboru solidarity, což vyžaduje poskytnutí základních osobních informací a kontaktních údajů. Umožnit osobám registrovaným ve sboru poskytnout podle svého uvážení dodatečné kontaktní údaje, podrobnosti o svých preferencích, pokud jde o typy činností, o které by měli zájem, a o dovednostech a zkušenostech, které mohou v rámci činnosti nabídnout, a také přehled dosaženého vzdělání, pracovních umístění a předchozích zkušeností s dobrovolnickou činností.
Umožnit osobám registrovaným ve sboru dostávat e-maily, zpravodaje a další oznámení týkající se sboru a jiných aktivit Evropské komise a dalších subjektů, jež se zaměřují na otázky mladých lidí, jakož i odkazy na průzkumy a další metody získávání zpětné vazby. Osoby registrované ve sboru si mohou stanovit, jaký typ komunikačních materiálů chtějí dostávat.
Umožnit Evropskému sboru solidarity poskytovat osobám registrovaným ve sboru příležitosti k odborné přípravě.
Umožnit osobám registrovaným ve sboru poskytovat zpětnou vazbu o souvisejících službách a postupech.
Umožnit účastníkům sboru, aby své výsledky neformálního učení zaznamenávali pomocí externího nástroje „Youthpass“.
Umožnit osobám registrovaným ve sboru vzájemně komunikovat prostřednictvím nástrojů k navazování kontaktů obsažených v mobilní aplikaci. Sem patří i možnost zveřejňovat své zkušenosti a také prohlížet a komentovat příspěvky ostatních registrovaných osob, jakož i sdílet vlastní obsah na sociálních platformách, vyhledávat zajímavé aktivity, účastnit se soutěží a využívat funkci k určenou k soukromému chatování. Mohou rovněž správcům sboru nahlásit příspěvky, které se jich týkají. Příspěvky se musí řídit podmínkami používání Evropského portálu pro mládež, které jsou dostupné online. Mohou rovněž nahrát do svého profilu avatar a uvést svou současnou polohu.
Umožnit pověřeným zástupcům autorizovaných organizací, jež mohou činnosti sboru realizovat, aby uchovávali profily svých organizací, včetně jmen, příjmení a/nebo e-mailových adres osob spojených s danými organizacemi a činnostmi, které v rámci sboru realizují.
Umožnit pověřeným zástupcům autorizovaných organizací, jež mohou činnosti v rámci sboru realizovat, aby vyhledávali v databázi osob registrovaných ve sboru potenciální dobrovolníky pro činnosti sboru, a to porovnáváním podrobností o navrhované aktivitě s osobními údaji a preferencemi osob registrovaných ve sboru.
Umožnit těmto zástupcům kontaktovat vybrané zájemce, pokud tito registrovaní zájemci s tím, že ho organizace může kontaktovat, souhlasí.
Umožnit těmto zástupcům, aby registrovaným zájemcům nabízeli konkrétní činnosti a spravovali nabídky, které byly podány.
Umožnit správcům Evropského sboru solidarity spravovat databázi osob registrovaných ve sboru a poskytovat jim technickou podporu.
Umožnit národním agenturám odpovědným za provádění programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity provádět kontroly, audit a hodnocení projektů, které dostávají podporu od EU a do nichž jsou zapojeny registrované osoby, a poskytovat pomoc zplnomocněným zástupcům organizací prostřednictvím přístupu do databáze sboru.
Umožnit správcům Evropského sboru solidarity spravovat činnosti a proces vyhledávání vhodných účastníků v databázi a poskytovat technickou podporu pověřeným zástupcům autorizovaných organizací, jež mohou činnosti v rámci evropského sboru realizovat.
Umožnit správcům Evropského sboru solidarity a jiným důvěryhodným stranám, aby zasílali informace a oznámení o sboru a dalších souvisejících činnostech osobám registrovaným ve sboru a pověřeným zástupcům autorizovaných organizací.
Umožnit správcům Evropského sboru solidarity analyzovat údaje o osobách registrovaných ve sboru a vyhodnocovat zpětnou vazbu od nich.
Umožnit správcům Evropského sboru solidarity prověřovat příspěvky a komentáře osob registrovaných ve sboru a těch, které tyto osoby nahlásily, a pokud nesplňují podmínky používání Evropského portálu pro mládež, přijmout nezbytná opatření.
Umožnit delegacím EU, aby byly informovány o účastnících sboru vyslaných do zemí, v nichž se tyto delegace nacházejí.
Databáze organizací a příležitostí
Poskytovat veřejnosti kontaktní údaje (v podobě jména a příjmení a/nebo adresy či e-mailu osob spojených s organizacemi Evropského sboru solidarity, jež jsou držiteli značky kvality).
Umožnit organizacím Evropského sboru solidarity, které jsou držiteli značky kvality, spravovat své zveřejněné kontaktní údaje.
Umožnit organizacím Evropského sboru solidarity, které jsou držiteli značky kvality, propagovat příležitosti, které nabízejí potenciálním uchazečům, a umožnit mladým lidem tyto organizace kontaktovat.
Umožnit správcům Evropského portálu pro mládež poskytovat technickou podporu organizacím.
Soutěž DiscoverEU
Umožnit mladým lidem účastnit se soutěže, což je spojeno s poskytnutím základních osobních informací a kontaktních údajů a také dodatečných informací týkajících se jejich plánované cesty (viz část s názvem „Jaké osobní údaje Evropský portál pro mládež shromažďuje?“).
Umožnit, aby uchazeči o cenu v soutěži DiscoverEU dostávali e-maily a další oznámení týkající se této soutěže a jiných iniciativ Evropské komise a dalších subjektů zaměřených na otázky mladých lidí, jakož i odkazy na průzkumy a další metody získávání zpětné vazby od uchazečů, další informace, propagační materiály, pozvánky na akce týkající se iniciativ Komise i jiných organizací, nicméně pouze za předpokladu, že tito uchazeči dají svůj výslovný souhlas s tím, že je může Evropská komise a jí schválení dodavatelé kontaktovat.
Umožnit organizátorům soutěže DiscoverEU a schválenému dodavateli kontaktovat uchazeče, kteří byli vybráni či jsou na rezervním seznamu, po e-mailu nebo telefonicky.
Umožnit národním agenturám odpovědným za provádění programu Erasmus+ kontaktovat vybrané uchazeče a uchazeče uvedené na rezervním seznamu e-mailem nebo telefonicky za účelem zasílání pozvánek na akce.
Umožnit zástupcům médií (tisku, televizi, rozhlasu), které Evropská komise vybere, aby kontaktovali vybrané uchazeče, nicméně pouze poté, co tito uchazeči dají svůj výslovný souhlas s tím, že mohou být kontaktováni.
Umožnit schválenému dodavateli, aby nabídl časovou jízdenku každému z vybraných uchazečů.
Umožnit organizátorům soutěže DiscoverEU získat přístup k uchovávaným elektronickým údajům o uchazečích, přejít k výběru účastníků a poskytovat jim asistenci (2. úroveň podpory). První úroveň podpory poskytne Eurodesk.
Umožnit organizátorům soutěže DiscoverEU analyzovat údaje o uchazečích a vyhodnocovat zpětnou vazbu od uchazečů.
Umožnit schválenému dodavateli, aby každému neúspěšnému uchazeči (na základě jeho souhlasu) nabídl Evropskou kartu mládeže (EYCA).
Obecné otázky:
Pro některé z výše uvedených oblastí se na Evropském portálu mládeže a souvisejících portálech někdy zveřejňují soutěže, u nichž je někdy třeba poskytnout osobní údaje. Účast v takových soutěžích je zcela dobrovolná. Případní účastníci jsou vždy předem informováni o tom, jaký dopad bude mít jejich účast na využití osobní údajů.
Před tím, než mohou uživatelé začít některé prvky portálu využívat, se obvykle musí do systému přihlásit a ověřit svou totožnost. K tomu mohou využít systém správy identity Evropské Komise EU Login. Tento systém má vlastní prohlášení o ochraně osobních údajů.
Evropská komise a organizace odpovědné za realizaci prvků Evropského portálu mládeže nezpracovávají shromážděné osobní údaje pro žádné jiné účely než ty, které jsou popsány výše.
Vaše osobní údaje nebudou použity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.
3. NA JAKÉM PRÁVNÍM ZÁKLADĚ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Hlavním právním základem pro zpracování osobních údajů pro prvky Evropského portálu mládeže jsou nařízení (EU) 2021/888, kterým se zavádí program Evropský sbor solidarity a zrušují nařízení (EU) 2018/1475 a (EU) č. 375/2014, dále nařízení (EU) 2021/817, kterým se zavádí program Erasmus+ a zrušuje nařízení (EU) č. 1288/2013, a rozhodnutí Evropské komise týkající se ročních pracovních programů na léta 2018, 2019 a 2020 pro přípravnou akci „DiscoverEU: Bezplatné časové jízdenky pro osmnáctileté Evropany“.
Vaše osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:
a) zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
b) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
d) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů k jednomu či více konkrétním účelům
Tyto činnosti zpracování se realizují na základě výslovného souhlasu účastníků:
Používat kontaktní údaje účastníků (e-mailových adres), aby mohli uchazeči o cenu v soutěži DiscoverEU dostávali e-maily a další oznámení týkající se této soutěže a jiných iniciativ Evropské komise a dalších subjektů zaměřených na otázky mladých lidí, jakož i odkazy na průzkumy a další metody získávání zpětné vazby od uchazečů, další informace, propagační materiály, pozvánky na akce týkající se iniciativ Komise i jiných organizací, nicméně pouze za předpokladu, že tito uchazeči dají svůj výslovný souhlas s tím, že je může Evropská komise a jí schválení dodavatelé kontaktovat.
Umožnit zástupcům médií (tisku, televizi, rozhlasu), které Evropská komise vybere, aby kontaktovali vybrané uchazeče poté, co tito uchazeči dají svůj výslovný souhlas s tím, že mohou být kontaktováni.
Zpracovávat osobní údaje, aby schválený dodavatel mohl každému neúspěšnému uchazeči (na základě jeho souhlasu) nabídnout Evropskou kartu mládeže (EYCA).
Poskytovat informace k článkům, zprávám, akcím a příběhům. Tyto informace manuálně zadává a udržuje Eurodesk Brussels Link a síť národních organizací Eurodesk. Zobrazování a zveřejňování osobních údajů v těchto článcích, zprávách, událostech a příbězích podléhá výslovnému souhlasu dotčených osob.
Umožnit žadatelům o registraci / účastníkům sledovat soutěž prostřednictvím aplikace. Některé prvky Evropského portálu pro mládež nabízí též aplikace Evropského sboru solidarity pro mobilní telefony. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů se proto vztahuje i na mobilní aplikaci. Jakmile se žadatelé o registraci / účastníci účastní soutěže, bude v aplikaci aktivně vyžádán jejich souhlas.
Souhlas se zpracováním osobních údajů pro výše uvedené účely udělují subjekty údajů v okamžiku, kdy se zaregistrují do sboru nebo se přihlásí do soutěže DiscoverEU zaškrtnutím políčka, které není automaticky zaškrtnuto. Pokud jde o obsah zveřejněný na Evropském portálu pro mládež, souhlas se uděluje pomocí formulářů souhlasu, které se podepisují před zveřejněním obsahu.
4. KTERÉ OSOBNÍ ÚDAJE SHROMAŽĎUJEME A DÁLE ZPRACOVÁVÁME?
K provádění této operace zpracování shromažďuje DG.EAC.B.3 tyto kategorie osobních údajů:
Poskytování informací
U jednotlivců z řad veřejnosti, kterých se nějakým způsobem dotýkají články, akce nebo zprávy: jméno, příjmení, e-mailová adresa.
Zaměstnanci Eurodesk Brussels Link nebo sítě národních organizací Eurodesk: jméno, příjmení, e-mailová adresa, země.
Formulář k zasílání dotazů
Jednotlivci z řad veřejnosti, kteří se rozhodnou, že prostřednictvím příslušného formuláře položí otázku, musejí uvést své jméno (křestní) a e-mailovou adresu.
Evropský sbor solidarity
Jednotlivci z řad veřejnosti, kteří se rozhodnou do sboru vstoupit, musí poskytnout tyto základní informace: jméno, příjmení, datum narození, pohlaví, země pobytu, státní příslušnost, e-mailová adresa, upřednostňovaný jazyk, typy činností sboru, o které mají zájem, doposud nabyté znalosti a zkušenosti, a musejí také uvést, že souhlasí s misí a principy sboru.
Po prvotní registraci do sboru mohou dobrovolně poskytnout další údaje o sobě: poštovní adresu, telefonní číslo, souhrn údajů o vzdělání a zaměstnání, údaje o předchozí dobrovolnické činnosti, jazykové dovednosti, dostupnost pro aktivity sboru, motivaci k účasti na činnosti sboru, motivaci k práci na aktivitě sboru, požadovanou zemi k výkonu dobrovolné činnosti / práce, požadované povolání, veškeré další informace, které chce uživatel poskytnout, ochotu dostávat e-maily, zpravodaje, oznámení a další sdělení sboru. Je možné, že při podávání přihlášky k využití příležitosti inzerované organizacemi rovněž budou poskytovat další informace, které mohou organizace požadovat.
Mohou také nahrát svůj životopis s tím, že všechny informace, které jsou v něm uvedeny (včetně kontaktních a jiných osobních údajů), budou dány k dispozici zástupcům autorizovaných organizací, jež mohou aktivity v rámci sboru realizovat a kteří je mohou využít k výběru registrovaných osob pro své aktivity.
Osoby registrované ve sboru mohou také prostřednictvím mobilní aplikace sboru zveřejňovat své zkušenosti se sborem a komentovat příspěvky ostatních. Příspěvky se musí řídit podmínkami používání Evropského portálu pro mládež.
Mohou rovněž prostřednictvím aplikace do svého profilu nahrát avatar, uvést svou aktuální polohu a vyjádřit zájem o účast na některé z aktivit.
Při použití mobilní aplikace se shromažďují další data spojená s identifikátory uživatele (identifikátor uživatele, identifikátor zařízení), data o používání (interakce produktu: spuštěné aplikace a prohlížené stránky, jakož i další údaje o použití: zařízení a typ prohlížeče) a diagnostika (crash data).
Evropský sbor solidarity poslouží jako platforma k usnadnění kontaktu mezi organizacemi a jednotlivci. GŘ EAC nebude nijak hodnotit osobní aspekty subjektu údajů.
Pověření zástupci organizací autorizovaných k realizaci aktivit Evropského sboru solidarity: jméno, příjmení, uživatelské jméno e-mailová adresa, organizace, jejíž správou je daná osoba pověřena, souhlas s misí a principy sboru.
Databáze organizací a příležitostí
Jednotlivci z řad veřejnosti spojení s organizacemi Evropského sboru solidarity, které jsou držiteli značky kvality: jméno, příjmení, e-mailová adresa.
Vedoucí pracovníci organizace: jméno, příjmení, uživatelské jméno, e-mailová adresa, organizace, jejíž správou je daná osoba pověřena.
Soutěž DiscoverEU
Jednotlivci či vedoucí skupiny, kteří se rozhodnou podat přihlášku, musí poskytnout tyto základní informace: jméno, příjmení, datum narození, pohlaví, země pobytu, státní příslušnost, e-mailovou adresu, číslo průkazu totožnosti nebo cestovního pasu, telefonní číslo, povolání. Uchazeči musí rovněž odpovědět na soubor otázek týkajících se případné cesty, například kdy by chtěli vycestovat, zda je to poprvé, co cestují do jiné země EU, zda poprvé cestují bez svých rodičů či opatrovníků, co by si chtěli z této zkušenosti odnést, kterým aktivitám by se během cesty chtěli věnovat, jak by uhradili související náklady, jak se o soutěži dozvěděli atp.
U skupin nejdříve tyto informace poskytne vedoucí, který poté obdrží kód, jež použijí rovněž ostatní členové skupiny k vyplnění svých osobních údajů.
E-mail a telefonní číslo vybraných uchazečů mohou být sdíleny se sdělovacími prostředky, které vybere Evropská komise, a to na základě výslovného souhlasu uchazečů s tím, že je může kontaktovat zástupce sdělovacích prostředků a pracovníci zastoupení Evropské komise a oddělení mluvčího Evropské komise. Jakmile uchazeč dá souhlas s poskytnutím svého e-mailu zástupcům sdělovacích prostředků, měl by mít uchazeč na paměti, že se na něho vztahuje příslušné prohlášení o ochraně osobních údajů daného sdělovacího prostředku.
Evropská komise může určité osobní údaje uchazečů vybraných v soutěži DiscoverEU (konkrétně jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, datum narození, země) sdílet se schváleným dodavatelem, který odpovídá za komunikační činnosti, a to například za účelem zaslání pozvánky na akce nebo provedení rezervace jízdenky na danou akci.
Evropská komise smí sdílet osobní data vybraných a těch na rezervním seznamu DiscoverEU (konkrétně jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, datum narození, zemi) s národními agenturami programu Erasmus+ za účelem zasílání pozvánek na akci.
Evropská komise může s dodavatelem sdílet osobní údaje uchazečů z soutěže DiscoverEU (konkrétně jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, datum narození, zemi), kteří nebyli vybrání, aby jim mohl být vydán průkaz EYCA.
Poskytování osobních údajů je povinné pouze pro splnění požadavků na účast v programech DiscoverEU a Evropský sbor solidarity. Pokud své osobní údaje neposkytnete, nesmíte se účastnit programů.
5. JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME?
Oddělení GŘ EAC.B.3 osobní údaje uchovává pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny nebo dále zpracovány.
Osobní údaje uvedené v článcích, zprávách a příbězích a v rámci akcí jsou archivovány spolu se souvisejícím obsahem maximálně dva roky od chvíle, kdy je daný příspěvek (obsah) stažen (tj. offline).
Osobní údaje obsažené v uživatelských účtech vytvořených pro editory a autory v rámci Evropského portálu pro mládež se archivují dva roky od chvíle, kdy se uživatel pomocí daného účtu u Evropského portálu pro mládež naposledy přihlásil.
Osobní údaje obsažené v uživatelských účtech vytvořených pro Evropský sbor solidarity budou vymazány po uplynutí 3 let od chvíle, kdy účastník sboru dosáhne horní věkové hranice způsobilosti pro účast ve sboru, pokud ovšem uživatel nesouhlasil s účastí v některém z programů absolventů (tzv. alumni), které jsou v daném období k dispozici, případně nevyjádřil e-mailem zájem o zachování uživatelského účtu či nečerpal na základě účasti v programu finanční prostředky EU, v takovém případě jsou tyto údaje uchovávány po dobu pěti let od data poslední transakce podle společného seznamu pro uchovávání údajů.
Osobní údaje uchazečů, kteří nezískali v soutěži DiscoverEU žádnou cenu, budou vymazány do 2 let od podání přihlášky, pokud tito neprojevili zájem o zasílání informací ohledně služeb Evropského portálu pro mládež. V takovém případě jsou údaje uchovávány maximálně po dobu pěti let. Poté budou jejich osobní údaje anonymizovány a uchovávány pouze pro statistické účely.
Osobní údaje obsažené ve vybraných uživatelských aplikacích pro DiscoverEU budou vymazány po pěti letech od data rezervace cesty podle společného seznamu pro uchovávání údajů, pokud uživatel neprojevil zájem odejmout status „vybraného uživatele“ a nezískal prostřednictvím této iniciativy finanční prostředky EU; v takovém případě jsou údaje uchovávány po dobu nejvýše dvou let.
6. JAK ZAJIŠŤUJEME OCHRANU A ZABEZPEČENÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Veškeré osobní údaje v elektronickém formátu (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané soubory dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 – GDPR).
Evropský sbor solidarity:
Přijetím tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů organizace autorizovaná k realizaci aktivit sboru souhlasí s tím, že bude IT systémy Evropského sboru solidarity využívat pouze k vyhledávání osob registrovaných ve sboru, které by se mohly účastnit aktivit organizace, a dále ke kontaktu a nabídce aktivity pro registrované osoby. Tyto aktivity mohou být její vlastní nebo aktivity jiné organizace, kterou autorizovaná organizace oficiálně zastupuje.
Autorizovaná organizace se zejména zavazuje k přijetí takových technických a provozních bezpečnostních opatření, jež budou odpovídat riziku spojenému se zpracováním osobních údajů registrovaných osob, aby:
zabránila neoprávněným osobám v přístupu k počítačovým systémům zpracovávajícím osobní údaje, a zejména:
neoprávněnému čtení, kopírování, úpravě nebo odstraňování nosičů dat
neoprávněnému zadávání údajů a neoprávněnému sdělování, úpravě nebo výmazům uložených osobních údajů
neoprávněným osobám v používání systémů pro zpracování údajů prostřednictvím zařízení pro přenos dat
zajistila, že oprávnění uživatelé systému pro zpracování údajů mají přístup pouze k těm osobním údajům, na něž se vztahují jejich přístupová práva
zaznamenávala, které osobní údaje byly kdy a komu sděleny
zajistila, že osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s ustanoveními o ochraně osobních údajů stanovenými ve vnitrostátních právních předpisech
zajistila, že osobní údaje nelze bez oprávnění číst, kopírovat či vymazat během jejich sdělování a při přemísťování nosiče dat
koncipovala svoji organizační strukturu tak, aby odpovídala požadavkům na ochranu údajů.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Technická opatření zahrnují náležité kroky k zajištění bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, s přihlédnutím k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely této operace zpracování.
7. KDO MÁ K VAŠIM ÚDAJŮM PŘÍSTUP A KOMU JSOU DÁLE ZPŘÍSTUPŇOVÁNY?
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování údajů, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Poskytování informací
Veřejnost bude mít přístup k relevantním kontaktním údajům všech osob, jež pověření správci Evropského portálu pro mládež uvedli v článcích, ve zprávách nebo u akcí (např. údaje o kontaktní osobě, na kterou se veřejnost může obracet s dotazy ohledně některé akce nebo zprávy).
K těmto informacím mají také přístup zaměstnanci Eurodesk Brussels Link a sítě národních organizací Eurodesk.
Kromě nich k nim mají přístup i správci Evropského portálu pro mládež.
Formulář k zasílání dotazů
Kontaktní údaje budou přístupné pracovníkům Eurodesk Brussels Link, síti národních organizací Eurodesk a administrátorům Evropského portálu pro mládež.
Evropský sbor solidarity
Veřejnost bude mít přístup k osobním kontaktním údajům zástupců organizací, jež jsou oprávnění realizovat aktivity v rámci Evropského sboru solidarity, pokud daná organizace tyto údaje sama uvede u svého profilu zveřejněného na stránkách Evropského sboru solidarity.
Veřejnost také uvidí texty a komentáře týkající se zkušenosti registrovaných účastníků se sborem, spolu s jejich avatarem a polohou, pokud ji uvedli.
Osoby registrované ve sboru mohou kontrolovat a upravovat své osobní údaje tak, že se přihlásí do svého účtu u Evropského sboru solidarity. Odpovídají za kvalitu svých vlastních údajů a mají právo svůj účet kdykoli vymazat.
Osoby registrované ve sboru mohou prostřednictvím mobilní aplikace sboru své příspěvky o zkušenostech se sborem prohlížet, sdílet, upravovat a mazat. Mohou také prohlížet a komentovat příspěvky ostatních registrovaných osob a hlásit správcům Evropského sboru solidarity ty příspěvky, které podle nich nesplňují podmínky používání portálu. Osoby registrované ve sboru také mohou prostřednictvím mobilní aplikace do svého profilu nahrát avatar a svou polohu a také je upravovat či smazat.
Osobní údaje osob registrovaných ve sboru jsou přístupné pověřeným zástupcům organizací autorizovaných k realizaci činnosti sboru.
Osobní údaje subjektů zapsaných do sboru jsou přístupné národním agenturám odpovědným za provádění programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity s cílem poskytnout pomoc zplnomocněným zástupcům organizací, jakož i za účelem provádění kontrol, auditů a hodnocení projektů, které získávají podporu EU a do nichž jsou zapojeny registrované osoby.
Osobní údaje osob registrovaných ve sboru jsou rovněž přístupné správcům sboru a správcům jiných programů EU (včetně orgánů, které tyto programy realizují na vnitrostátní úrovni), jejichž prostřednictvím autorizované organizace nabízejí místa v aktivitách Evropského sboru solidarity.
Osobní údaje mohou být sdíleny s jinými útvary Evropské komise, které by mohly mít zájem registrované osoby kontaktovat.
Osobní údaje vybraných uchazečů mohou být sdíleny se sdělovacími prostředky (tisk, televize, rozhlas), které vybere Evropská komise, a to na základě výslovného souhlasu uchazečů.
Určité osobní údaje osob registrovaných ve sboru (tj. jméno, příjmení, datum narození, země bydliště, státní příslušnost, e-mail) mohou být sdíleny v rámci dalších nástrojů, které spravuje GŘ EAC a které jsou přístupné pověřeným organizacím, národním agenturám a správcům sboru.
Určité osobní údaje účastníků sboru (tj. jméno, příjmení, datum narození, země bydliště, státní příslušnost, e-mail, pohlaví) mohou být zaslány smluvnímu partnerovi Evropského sboru solidarity, který na jejich základě zajišťuje pojištění účastníků Evropského sboru solidarity. Účastníci budou vždy pojištěni jiným poskytovatelem pojištění, a to v závislosti na době, kdy bude jejich projekt probíhat. Oznámení o ochraně údajů týkající se pojištění CIGNA je platné pro projekty z let 2018–2020 probíhající v rámci víceletého finančního rámce (VFR) na období 2014–2020 a pro projekty, které byly zahájeny před 7. únorem 2023 v rámci stávajícího VFR na období 2021–2027. Oznámení o ochraně údajů týkající se pojištění společnosti Henner je platné pro projekty probíhající v rámci stávajícího VFR na období 2021–2027, které bylo zahájeno 7. února 2023.
Některé osobní údaje účastníků sboru (jméno, příjmení, datum narození, e-mailová adresa, země bydliště) budou zaslány do externího nástroje „Youthpass“, který účastníkům umožňuje zaznamenávat výsledky neformálního učení – pokud si to přejí.
Omezené osobní údaje registrovaných osob / účastníků sboru (jméno, příjmení, e-mailová adresa, uživatelské jméno EU Login, kontaktní jazyk, země bydliště, město (je-li vymezeno)), kteří mají zájem absolvovat kurzy obecného online školení a kurz týkající se humanitární pomoci, budou zaslány na platformu Akademie EU, což registrovaným osobám / účastníkům umožní získat přístup k této odborné přípravě. Osoby registrované ve sboru / účastníci budou ještě před tím, než dojde k předání jejich osobních údajů z Evropského portálu pro mládež na platformu Akademie EU, informováni o oznámení o ochraně soukromí, které se vztahuje k tomuto obecnému online školení. Platforma Akademie EU má své vlastní prohlášení o ochraně soukromí, které je k dispozici na jejích internetových stránkách. Registrované osoby v rámci Evropského sboru solidarity, kteří vyjádřili zájem o dobrovolnickou činnost v oblasti humanitární pomoci, budou mít navíc možnost absolvovat zvláštní odbornou přípravu prostřednictvím platformy Akademie EU na kterou budou mít přístup z jejich sborového profilu. Registrované osoby budou ještě před tím, než dojde k předání jejich osobních údajů z Evropského portálu pro mládež na platformu Akademie EU, informováni o oznámení o ochraně soukromí, které se vztahuje k těmto online školením týkajícím se humanitární pomoci.
K textům a komentářům týkajícím se zkušenosti se sborem, jež poskytly registrované osoby, mají přístup rovněž správci Evropského sboru solidarity.
Některé osobní údaje účastníků sboru (jméno, příjmení, pohlaví, e-mailová adresa, státní příslušnost, země bydliště) mohou být zaslány delegacím EU, aby byly průběžně informovány o tom, kdo je vysílán do zemí, v nichž se tyto delegace nacházejí.
Databáze organizací a příležitostí
Osobní kontaktní údaje osob napojených na organizace Evropského sboru solidarity, které jsou držiteli značky kvality (k nabídkám příležitosti má přístup široká veřejnost).
Pověření zástupci organizací Evropského sboru solidarity, které jsou držiteli značky kvality, organizace EDS mohou získat osobní kontaktní údaje osob napojených na tyto konkrétní organizace a na jejich projekty.
Soutěž DiscoverEU
Za pravdivost svých údajů odpovídají zájemci.
Osobní údaje uchazečů jsou rovněž k dispozici správcům soutěže DiscoverEU.
Osobní údaje mohou být sdíleny s jinými útvary Evropské komise, které by mohly mít zájem registrované osoby kontaktovat.
Osobní údaje vybraných uchazečů mohou být sdíleny se sdělovacími prostředky (tisk, televize, rozhlas), které vybere Evropská komise, a to na základě výslovného souhlasu uchazečů.
Uchazeči vybraní Evropskou komisí mohou být kontaktováni e-mailem nebo telefonicky národními agenturami programu Erasmus+ nebo pověřeným dodavatelem schváleným Komisí, který odpovídá za komunikační činnosti. V příslušných případech, a pokud vybraný uchazeč souhlasí, mu schválený dodavatel může rezervovat jízdenku pro vybranou akci. Smluvní dodavatel k tomuto účelu vybere nejkonkurenceschopnějšího a nejvhodnějšího provozovatele dopravy (třetí stranu), zpravidla provozovatele železniční dopravy.
Z důvodu rezervace jízdenek/letenek může dodavatel s uchazečem sdílet, o kterého provozovatele dopravy se jedná, a přeposlat mu odkaz na online rezervační formuláře daného provozovatele a jeho prohlášení o ochraně údajů. Uchazeč musí tyto formuláře vyplnit, aby mohla proběhnout rezervace jízdenek a online odbavení. Upozorňujeme, že provozovatel dopravy (třetí strana) nespadá pod kontrolu Evropské komise ani pod kontrolu jejího schváleného dodavatele, a proto se jeho prohlášení o ochraně osobních údajů může od tohoto odlišovat. Evropská komise ani její schválený dodavatel nenesou žádnou odpovědnost za politiku těchto třetích stran v oblasti ochrany osobních údajů ani za související prohlášení. Vybraní uchazeči musí být v okamžiku, kdy souhlasí se zakoupením nebo rezervací jízdenky prostřednictvím internetových stránek nebo formuláře daného provozovatele dopravy, informováni o jeho prohlášení o ochraně osobních údajů. Doporučujeme vám se seznámit s prohlášeními o ochraně osobních údajů daných dopravců (třetích stran), abyste zjistili, jaké konkrétní postupy uplatňují.
Před tím, než budou údaje o vybraných účastnících (včetně osob na rezervním seznamu) předány oprávněnému dodavateli, budou informováni o oznámení o ochraně údajů v rámci soutěže DiscoverEU, aby mohli získat časové jízdenky a doplňkové služby, včetně rezervací na cestu.
Osobní údaje neúspěšných uchazečů mohou být předány dodavateli za účelem obdržení karty EYCA.
Ke všem osobním údajům budou mít kromě toho přístup:
zaměstnanci GŘ EAC, konkrétně těch oddělení, jež odpovídají za provádění služeb prostřednictvím Evropského portálu pro mládež
zaměstnanci oddělení informačních technologií GŘ EAC
zaměstnanci jiných útvarů Evropské komise spoluodpovědných za provádění služeb prostřednictvím Evropského portálu pro mládež
Osobní údaje mohou být v případě potřeby rovněž dány k dispozici:
zaměstnancům vnitřního auditu GŘ EAC
zaměstnancům GŘ IAS
zaměstnancům úřadu OLAF
K osobním údajům mají přístup tito externí zpracovatelé, kteří jsou oprávněni Evropskou komisí:
Eurodesk Brussels Link
národní organizace Eurodesk
oprávněné organizace Evropského sboru solidarity
dodavatel pojištění Evropského sboru solidarity
národní pracovní skupiny pro dialog EU s mládeží
dodavatelé a subdodavatelé DiscoverEU
národní agentury pro program Erasmus+ a Evropský sbor solidarity (včetně jejich sítě RAY),
oprávnění dílčí zpracovatelé národních agentur
delegace EU
Kontaktní údaje těchto externích zpracovatelů najdete na této adrese: https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_cs.
V souvislosti se soutěží DiscoverEU navíc vystupují GŘ EAC a agentura EACEA jako společní správci, protože společně zpracovávají osobní údaje uchazečů, kteří do soutěže DiscoverEU o časovou jízdenku podali přihlášku na Evropském portálu pro mládež.
Mezinárodní předávání údajů:
Osobní údaje osob zaregistrovaných ve sboru jsou předávány organizacím ze třetích zemí mimo EU/EHP, které získaly značku kvality Evropského sboru solidarity (programové a partnerské země), ale pro něž neexistuje žádné rozhodnutí o odpovídající ochraně (včetně programových zemí, kterými jsou Severní Makedonie, Srbsko a Turecko). V takovém případě bude úroveň ochrany vašich osobních údajů záviset na právních předpisech nebo praxi dané třetí země. Vaše práva, pokud jde o ochranu údajů, však nemusí být rovnocenná právům v zemi EU/EHP nebo zemi, pro kterou existuje rozhodnutí o odpovídající ochraně.
8. JAKÁ MÁTE PRÁVA A JAK JE MŮŽETE UPLATNIT?
Jako „subjekt údajů“ máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. V příslušných případech máte právo na vymazání svých osobních údajů, omezení jejich zpracování, vznesení námitky proti jejich zpracování a právo na přenositelnost údajů.
Pro účely tohoto zpracování údajů jste oddělení DG.EAC.B.3 udělili souhlas s poskytnutím vašich osobních údajů. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před tímto úkonem.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny v bodě 9 níže.
Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).
Jakmile bude toto prohlášení o ochraně osobních údajů hotové a zveřejněné, bude k dispozici na Evropském portálu pro mládež (https://youth.europa.eu/privacy_cs) v části „Ochrana soukromí“ (spodní část stránky). Prohlášení o ochraně osobních údajů bude dále subjektům údajů předáno ihned poté, co bude známa jejich e-mailová adresa.
9. KONTAKTNÍ ÚDAJE
Správce údajů
Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či pochybnosti nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, můžete se obrátit na správce údajů: Head of Unit, Youth, Volunteer Solidarity and Traineeships Office, Rue Joseph II 70, B-1049, Brusel, e-mail: [email protected].Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů ([email protected]).Evropský inspektor ochrany údajů (EDPS)
Pokud se domníváte, že následkem zpracování vašich osobních údajů správcem údajů byla porušena vaše práva podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů ([email protected]).
10. KDE NAJDETE PODROBNĚJŠÍ INFORMACE?
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů prováděných Komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Rejstřík je k dispozici na této adrese: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod referenčním číslem DPR-EC-00371.3.