Mededeling inzake gegevensbescherming voor algemene online-opleiding van het Europees Solidariteitskorps

Het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA) wil uw privacy beschermen. Alle persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie* (“de verordening bescherming van persoonsgegevens”).

De volgende mededeling over gegevensbescherming schetst de beleidsmaatregelen waarmee het EACEA de persoonsgegevens van de betrokken personen verzamelt, beheert en gebruikt in het kader van de verwerking van gegevens in verband met de algemene online-opleiding.

De verwerking van persoonsgegevens op de Europese Jongerensite wordt beheerd door het directoraat-generaal Onderwijs, Jongerenzaken, Sport en Cultuur van de Europese Commissie (“DG EAC”). Zie de privacyverklaring van de Europese Jongerensite.

De gebruikers van de algemene online-opleiding worden geïnformeerd over de mogelijkheid om naar EU Academy te worden doorgeleid als zij toegang willen krijgen tot de cursussen. Dit gebeurt via de mededeling over gegevensbescherming in verband met de algemene online-opleiding die beschikbaar is op hun dashboard van de Europese Jongerensite. Zodra de gebruikers zich op EU Academy bevinden, moeten zij hun toestemming geven aan het JRC, dat het platform van EU Academy beheert. Zodra de gebruikers EU Academy hun toestemming hebben gegeven, krijgen zij de cursussen van de algemene online-opleidingen die beschikbaar zijn op hun EU Academy-dashboard, met inbegrip van de Youth Talks. Alle persoonsgegevens worden via EU Academy verwerkt in overeenstemming met de privacyverklaring van EU Academy.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke)?

De Europese Commissie, vertegenwoordigd door het directoraat-generaal Onderwijs, Jongerenzaken, Sport en Cultuur (DG EAC.B3 Jongerenzaken, Solidariteit van vrijwilligers en Stagebureau) enerzijds, en het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA.A5 Jeugd, Europees Solidariteitskorps en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp) anderzijds, zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

De persoon die is aangewezen als verwerkingsverantwoordelijke bij het EACEA is het hoofd van eenheid A5, Jeugd, het Europees Solidariteitskorps en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp.
E-mail: [email protected]

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

1. De hieronder vermelde gegevens van bij het Europees Solidariteitskorps geregistreerde gebruikers worden van de Europese Jongerensite overgedragen aan EU Academy:

• e-mailadres (verplicht)
• EU Login-gebruikersnaam (verplicht)
• voornaam (verplicht)
• achternaam (verplicht)
• contacttaal (verplicht)
• land van verblijf (verplicht)
• woonplaats (facultatief)

2. B. Als de gebruiker ermee instemt om de online feedbackenquête over EU Academy in te vullen nadat de cursus is afgerond, hebben de verwerkingsverantwoordelijke en de gegevensverwerker (externe dienstverlener in opdracht van EACEA) van de gegevens betreffende de algemene online-opleiding mogelijk toegang tot deze gegevens om geanonimiseerde verslagen op maat op te stellen.

3. De verwerkingsverantwoordelijke en de gegevensverwerker (externe dienstverlener in opdracht van EACEA) van de gegevens betreffende de algemene online-opleiding mogen de volgende gegevens die beschikbaar zijn op EU Academy verwerken: gegevens over de toegang tot en het afronden van de cursus, inschrijving voor de cursus, voortgang van de cursus. Deze gegevens zullen op geaggregeerde en geanonimiseerde wijze worden gebruikt voor het toezicht op de voortgang en voor statistische doeleinden. 

3. Waartoe verwerken wij uw gegevens?

Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de volgende doeleinden:

Alle persoonsgegevens worden via EU Academy verwerkt in overeenstemming met de privacyverklaring van EU Academy.

A. Om ervoor te zorgen dat bij het Europees Solidariteitskorps geregistreerde gebruikers toegang hebben tot de reeks cursussen van de algemene online-opleiding van het Europees Solidariteitskorps die op EU Academy worden aangeboden, om de diensten van het Europees Solidariteitskorps van DG EAC en EACEA toe te laten verslag te leggen, en om in een maandelijks statistisch verslag een geaggregeerde analyse van het gebruik van de cursussen op basis van de belangrijkste kenmerken van de gebruikers te kunnen presenteren. 

B. Om in een maandelijks statistisch verslag een geaggregeerde analyse van de antwoorden op de enquête te kunnen presenteren, met name op basis van de belangrijkste kenmerken van de respondenten. De gegevens worden voor dit doel geanonimiseerd.

C. Om de voortgang van de gebruikers te volgen en voor statistische doeleinden in specifieke verslagen. De gegevens worden voor dit doel geanonimiseerd.

4. Vanwaar worden de gegevens verzameld?

Van de Europese Jongerensite, EU Academy en rechtstreeks van u voor de in punt 3 beschreven doeleinden A, B en C.

5. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze verstrekt?

Aan de volgende ontvangers kan op “need-to know”-basis toegang tot persoonsgegevens worden verleend:

• aangewezen personeelsleden van de Europese Commissie, DG EAC
• aangewezen personeelsleden van de Europese Commissie, JRC, team van EU Academy
• aangewezen personeelsleden van EACEA
• gemachtigde personeelsleden van de contractant van de raamovereenkomst voor diensten nr. SI2.1334: consortium van ICF S.A., ICF Next S.A., UP Learning B.V., MDF Training & Consultancy B.V., met name systeembeheerders en technische ingenieurs van UP learning, projectmedewerkers van ICF, projectmedewerkers van MDF en de contractanten die dezen na afloop van de overeenkomst zullen vervangen. 

De overdracht van gegevens aan andere derden is verboden. De verzamelde persoonsgegevens zullen nooit voor marketingdoeleinden worden gebruikt.

Bovendien kunnen in geval van controle of betwisting persoonsgegevens worden gedeeld met en verwerkt door de instanties die belast zijn met een toezichts- of inspectietaak in het kader van de toepassing van het Unierecht, overeenkomstig de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming en binnen de grenzen van de taken die hen krachtens de desbetreffende wetgeving zijn opgedragen. De ontvangers zijn met name:
het Europees Hof van Justitie of een nationale rechter, alsmede de advocaten en gemachtigden van de partijen in het geval van een gerechtelijke procedure;

• het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF);
• de dienst Interne Audit van de Commissie; 
• het Bureau voor onderzoek en disciplinaire zaken van de Commissie (IDOC); 
• de Europese Rekenkamer; 
• de Europese Ombudsman; 
• het Europees Openbaar Ministerie;
• EU-rechtbanken en nationale autoriteiten;

in geval van controle of geschil, de instanties die belast zijn met een toezichts- of inspectietaak in het kader van de toepassing van het Unierecht (bv. dienst Interne audit, Europese Commissie, OLAF, EU-rechtbanken enz.).

Persoonsgegevens die door de contractant ICF S.A. worden verwerkt, worden verwerkt in de Europese Economische Ruimte (EER) en in het Verenigd Koninkrijk. Op basis van het op 28 juni 2021 door het Verenigd Koninkrijk vastgestelde besluit over de passende bescherming van persoonsgegevens kunnen persoonsgegevens van de EU met het VK worden uitgewisseld zonder dat verdere waarborgen nodig zijn.

6. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Voor de onder A, B en C genoemde doeleinden komt de opslagperiode, met inbegrip van toegangslogs, overeen met de bewaartermijn voor de Europese Jongerensite: de persoonsgegevens met betrekking tot gebruikersaccounts bij het Europees Solidariteitskorps worden drie jaar nadat de betrokkene de maximumleeftijd voor deelname aan projecten van het korps heeft bereikt, gewist, tenzij de betrokkene ermee ingestemd heeft om tegen die tijd deel te nemen aan een eventuele alumni-regeling, via e-mail een belang heeft uitgedrukt om de gebruikersaccount te behouden of gebruik heeft gemaakt van EU-financiering via deelname aan het programma. In dat geval worden de gegevens vijf jaar bewaard vanaf de laatste financiële transactie volgens de gemeenschappelijke retentielijst.

Bijdragen aan onlineraadplegingen worden uiterlijk twee jaar na het einde van de raadpleging en de rapportage- en feedbackfase geanonimiseerd (dat wil zeggen dat de koppeling tussen de gebruiker en zijn of haar bijdragen/stemmen wordt gewist).

Het bewaringsbeleid van EU Academy kan ook gevolgen hebben voor het bewaringsbeleid in het kader van de algemene online-opleiding.

7. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe kunt u deze uitoefenen?

Op grond van de bepalingen van de verordening bescherming van persoonsgegevens hebt u het recht om te vragen om:

• toegang tot uw persoonsgegevens bij EACEA;
• rectificatie van uw persoonsgegevens;
• wissing van uw persoonsgegevens;
• een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• ontvangst van uw gegevens of overdracht aan een andere organisatie in een gangbaar machineleesbaar standaardformaat (gegevensoverdraagbaarheid).

Aangezien deze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op het algemeen belang van artikel 5, lid 1, punt a), van de verordening bescherming van persoonsgegevens, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van artikel 23 van de verordening bescherming van persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming op grond van artikel 5, lid 1, punt d), van de verordening bescherming van persoonsgegevens kunt u deze te allen tijde intrekken; de toestemming is ingetrokken vanaf het moment van intrekking. De verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan blijft rechtmatig.

Artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalt dat, in aangelegenheden betreffende de werking van de instellingen of organen van de Unie, deze instellingen en organen bepaalde rechten van personen in uitzonderlijke omstandigheden en met inachtneming van de in die verordening vastgestelde waarborgen kunnen beperken. Dergelijke beperkingen zijn opgenomen in interne voorschriften die door EACEA zijn vastgesteld en in het Publicatieblad van de Europese Unie zijn bekendgemaakt.

Beperkingen moeten beperkt zijn in de tijd, evenredig zijn en de essentie van bovengenoemde rechten eerbiedigen. Zij worden opgeheven zodra de omstandigheden die de beperking rechtvaardigen, niet langer van toepassing zijn. U ontvangt een specifieker bericht over gegevensbescherming wanneer deze termijn is verstreken.

In principe wordt u geïnformeerd over de belangrijkste redenen voor een beperking, tenzij deze informatie het effect van de beperking als zodanig teniet zou doen.

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) over de reikwijdte van de beperking.

8. Uw recht om zich tot de verwerkingsverantwoordelijke te wenden in geval van een conflict in verband met persoonsgegevens

In geval van een conflict over de bescherming van persoonsgegevens kunt u zich wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke op het bovengenoemde adres en via de functionele mailbox.

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van EACEA op het volgende e-mailadres: [email protected]

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming: http://www.edps.europa.eu

9. Op welke rechtsgrondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?

Artikel 5, lid 1, van de verordening bescherming van persoonsgegevens bepaalt: 

“a) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend.” (moet worden vastgesteld in het Unierecht). 

De belangrijkste rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is:

VERORDENING (EU) 2021/888 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 20 mei 2021 tot vaststelling van het programma “Europees Solidariteitskorps” en tot intrekking van Verordeningen (EU) 2018/1475 en (EU) nr. 375/2014.

en 

“d) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden”. 

• De gebruikers van de algemene online-opleiding hebben bovendien toestemming gegeven om te worden uitgenodigd voor telefonische interviews. Sinds 2021 worden geen telefonische interviews meer afgenomen.

------------

* Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).