Posebna izjava o varstvu osebnih podatkov – Evropski mladinski portal
VARSTVO OSEBNIH PODATKOV
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o
obdelavi in varstvu vaših osebnih podatkov.
Postopek obdelave: Posebna izjava o varstvu osebnih podatkov – Evropski mladinski portal
Upravljavec podatkov: DG.EAC.B.3 – Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo (GD EAC) / Direktorat B – Mladina, izobraževanje in Erasmus+ / Enota B.3 – Mladina in prostovoljska solidarnost
Referenčna oznaka:DPR-EC-00371.3
1. UVOD
Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu osebnih podatkov in spoštovanju zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).
V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj obdelujemo vaše osebne podatke, kako zbiramo vse osebne podatke, z njimi ravnamo in zagotavljamo njihovo varstvo, kako jih uporabljamo in katere pravice imate v zvezi s svojimi osebnimi podatki. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.
V nadaljevanju so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave DPR-EC-00371.3 v zvezi z evropskim mladinskim portalom in z njim povezanimi spletnimi storitvami, kot so spletišča in aplikacije za mobilne telefone, ki jih zagotavlja Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo (GD EAC) / Direktorat B – Mladina, izobraževanje in Erasmus+ / Enota B.3 – Mladina in prostovoljska solidarnost (DG.EAC.B.3).
2. ZAKAJ IN KAKO OBDELUJEMO OSEBNE PODATKE
Namen obdelave podatkov: DG.EAC.B.3 zbira in uporablja osebne podatke za zagotavljanje informacij in priložnosti mladim po vsej Evropi v zvezi s temami programov EU za mlade.
Podatki se zbirajo za naslednje namene:
Obveščanje
Zagotoviti javnosti kontaktne podatke (imena in priimki in/ali e-naslovi oseb, povezanih s članki, dogodki in novicami).
Omogočiti pooblaščenim uporabnikom, da se na evropskem mladinskem portalu registrirajo kot avtorji/uredniki, in po potrebi ponuditi tehnično pomoč.
Obrazec za vprašanja
Omogočiti posameznikom, da prek evropskega mladinskega portala postavijo vprašanja in dobijo odgovor od Eurodesk Brussels Link, mreže Eurodesk in/ali skrbnikov evropskega mladinskega portala.
Evropska solidarnostna enota
Omogočiti mladim, da se registrirajo za sodelovanje v evropski solidarnostni enoti, tako da predložijo svoje osnovne osebne in kontaktne podatke. Poleg tega omogočiti registriranim kandidatom enote, da prostovoljno navedejo dodatne kontaktne podatke, želje glede vrste dejavnosti, ki jih zanimajo, ter znanja in izkušnje, ki jih lahko prispevajo k dejavnostim, podatke o svoji izobrazbi in zaposlitvi ter morebitnih predhodnih izkušnjah s prostovoljskim delom.
Omogočiti registriranim kandidatom enote prejemanje e-pošte, biltenov in drugih obvestil v zvezi z evropsko solidarnostno enoto in drugimi pobudami Evropske komisije ali drugih institucij, namenjenimi mladim, ter sodelovanje v anketah in drugih metodah zbiranja povratnih informacij registriranih kandidatov. Registrirani kandidati enote lahko sami določijo, katera obvestila želijo prejemati.
Omogočiti evropski solidarnostni enoti, da registriranim kandidatom enote zagotovi usposabljanje.
Omogočiti registriranim kandidatom enote, da zagotovijo povratne informacije o storitvah in postopkih.
Omogočiti udeležencem enote, da izide neformalnega učenja evidentirajo v zunanjem orodju „Youthpass“.
Omogočiti registriranim kandidatom enote medsebojno komunikacijo prek komunikacijskih možnosti mobilne aplikacije evropske solidarnostne enote, denimo z možnostjo, da objavijo svoje vsebine o izkušnji v enoti ter si ogledajo in komentirajo objave drugih registriranih kandidatov, delijo svoje objave na družbenih medijih, iščejo dejavnosti ali se prijavijo nanje ter se udeležijo natečajev in uporabljajo funkcijo klepeta. Poleg tega lahko neprimerne objave o njih prijavijo administratorjem evropske solidarnostne enote. Te objave morajo biti v skladu s pogoji uporabe Evropskega mladinskega portala, ki so dostopni na spletu. V svoj profil lahko naložijo tudi avatarja in navedejo svojo trenutno lokacijo.
Omogočiti pooblaščenim zastopnikom organizacij, pooblaščenih za vodenje dejavnosti evropske solidarnostne enote, da upravljajo profile svojih organizacij, skupaj z imeni in priimki in/ali e-naslovi oseb, povezanih z organizacijami in njihovimi dejavnostmi v okviru evropske solidarnostne enote.
Omogočiti pooblaščenim zastopnikom organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti evropske solidarnostne enote, da v podatkovni zbirki registriranih kandidatov poiščejo morebitne prostovoljce za dejavnosti enote s povezovanjem podatkov o predlagani dejavnosti z navedenimi osebnimi podatki in željami registriranih kandidatov.
Omogočiti tem pooblaščenim zastopnikom, da stopijo v stik z izbranimi kandidati, če se ti registrirani kandidati strinjajo, da organizacija stopi v stik z njimi.
Omogočiti tem pooblaščenim zastopnikom, da registriranim kandidatom enote ponudijo določene dejavnosti in upravljajo dane ponudbe.
Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote, da upravljajo podatkovno zbirko registriranih kandidatov enote in registriranim kandidatom ponudijo pomoč.
Omogočiti nacionalnim agencijam, pristojnim za izvajanje programa Erasmus+ in evropske solidarnostne enote, da izvajajo preverjanje, revizije in ocene projektov s podporo EU, v katere so vključeni registrirani kandidati, ter zagotovijo podporo pooblaščenim zastopnikom organizacij, tako da jim omogočijo dostop do podatkovne zbirke enote.
Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote, da upravljajo dejavnosti enote in postopke iskanja/povezovanja kandidatov in dejavnosti ter da ponudijo pomoč pooblaščenim zastopnikom organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti enote.
Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote in drugim zanesljivim osebam, da registriranim kandidatom enote in pooblaščenim zastopnikom organizacij pošiljajo informacije in obvestila o enoti in drugih povezanih dejavnostih.
Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote, da analizirajo podatke o registriranih kandidatih in povratne informacije, prejete od njih.
Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote, da pregledajo objave in komentarje, ki jih ti objavijo ali prijavijo, ter da ustrezno ukrepajo, če te objave in komentarji niso v skladu s pogoji uporabe evropskega mladinskega portala.
Omogočiti delegacijam EU, da so obveščene o udeležencih evropske solidarnostne enote, napotenih v države, v katerih se te delegacije nahajajo.
Podatkovna zbirka organizacij in priložnosti
Zagotoviti javnosti kontaktne podatke (imena in priimke in/ali e-naslove oseb, povezanih z organizacijami evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti).
Organizacijam evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti omogočiti upravljanje svojih objavljenih kontaktnih podatkov.
Organizacijam evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti omogočiti, da priložnosti, ki jih ponujajo, oglašujejo morebitnim kandidatom, in mladim omogočiti, da stopijo v stik s temi organizacijami.
Skrbnikom evropskega mladinskega portala omogočiti, da organizacijam po potrebi zagotovijo tehnično pomoč.
Pobuda DiscoverEU
Omogočiti mladim, da se prijavijo na natečaj, tako da predložijo osnovne osebne podatke, kontaktne podatke in dodatne informacije v zvezi s potovanjem (glej razdelek „Katere osebne podatke zbiramo na evropskem mladinskem portalu?“).
Omogočiti kandidatom prejemanje e-pošte in drugih obvestil v zvezi s pobudo DiscoverEU in drugimi pobudami Evropske komisije ali drugih institucij, namenjenimi mladim, ter sodelovanje v anketah in drugih metodah zbiranja povratnih informacij kandidatov ter prejemanje nadaljnjih sporočil, promocijskih gradiv, vabil na dogodke, povezanih s pobudami Evropske komisije ali drugih institucij, šele ko kandidati izrecno privolijo, da lahko Evropska komisija in njeni pooblaščeni pogodbeni izvajalci stopijo v stik z njimi.
Omogočiti administratorjem pobude DiscoverEU in pooblaščenemu pogodbenemu izvajalcu, da po e-pošti ali telefonu stopijo v stiki z izbranimi kandidati in kandidati na rezervnem seznamu.
Omogočiti nacionalnim agencijam, pristojnim za izvajanje programa Erasmus+, da kontaktirajo izbrane kandidate in kandidate z rezervnega seznama po e-pošti ali telefonu za namen pošiljanja vabil na dogodke.
Omogočiti, da tiskani mediji, televizijske ali radijske postaje, ki jih je izbrala Evropska komisija, stopijo v stik z izbranimi kandidati, šele potem ko ti v to izrecno privolijo.
Omogočiti pooblaščenemu pogodbenemu izvajalcu, da vsakemu izbranemu kandidatu priskrbi vozovnico.
Omogočiti administratorjem pobude DiscoverEU, da dostopajo do shranjenih podatkov kandidatov na spletu, izvedejo izbor kandidatov in pomagajo kandidatom v okviru natečaja DiscoverEU (2. raven pomoči). Prva raven pomoči je v pristojnosti Eurodeska.
Omogočiti administratorjem pobude DiscoverEU, da analizirajo podatke kandidatov in povratne informacije, ki jih prejmejo od njih.
Omogočiti pooblaščenemu izvajalcu, da vsakemu neizbranemu kandidatu ponudi evropsko mladinsko kartico (na podlagi njegove privolitve).
Splošni vidiki
Za nekatere od zgoraj navedenih funkcij evropski mladinski portal in njegovi podportali občasno gostijo natečaje, za sodelovanje v katerih je morda treba predložiti osebne podatke. Sodelovanje na takih natečajih je popolnoma prostovoljno; morebitni sodelujoči so o morebitnih posledicah, povezanih z osebnimi podatki, obveščeni pred predložitvijo takih podatkov.
Za dostop do nekaterih funkcij se bodo morda uporabniki morali prijaviti v sistem in se avtenticirati, preden bodo lahko uporabljali te funkcije. Evropski mladinski portal lahko v ta namen uporablja sistem Evropske komisije za upravljanje identitete, in sicer prek sistema EU Login. Navedeni sistem ima svojo izjavo o varstvu osebnih podatkov.
Evropska komisija in organizacije, pristojne za izvajanje funkcij evropskega mladinskega portala, bodo zbrane osebne podatke obdelovale izključno za zgoraj navedene namene.
Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.
3. NA KATERI PRAVNI PODLAGI OBDELUJEMO VAŠE OSEBNE PODATKE
Glavno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za funkcije evropskega mladinskega portala sestavljajo Uredba (EU) 2021/888 o vzpostavitvi programa evropska solidarnostna enota ter razveljavitvi uredb (EU) 2018/1475 in (EU) št. 375/2014, Uredba (EU) 2021/817 o vzpostavitvi programa Erasmus+ ter o razveljavitvi Uredbe (EU) št. 1288/2013 in Sklep Evropske komisije o letnih delovnih programih za leta 2018, 2019 in 2020 za pripravljalni ukrep „DiscoverEU: brezplačne vozovnice za Evropejce ob dopolnjenem 18. letu“.
Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:
(a) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije;
(b) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca podatkov;
(c) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov.
Naslednje dejavnosti obdelave temeljijo na izrecni privolitvi udeležencev:
Uporaba kontaktnih podatkov (e-naslovov) udeležencev, da se jim omogoči prejemanje e-pošte in drugih obvestil v zvezi s pobudo DiscoverEU in drugimi pobudami Evropske komisije ali drugih institucij, namenjenimi mladim, ter sodelovanje v anketah in drugih metodah zbiranja povratnih informacij kandidatov ter prejemanje nadaljnjih sporočil, promocijskega gradiva, vabil na dogodke, povezanih s pobudami Evropske komisije ali drugih institucij, šele potem ko kandidati izrecno privolijo, da lahko Evropska komisija in njeni pooblaščeni pogodbeni izvajalci stopijo v stik z njimi.
Stiki medijev, ki jih je izbrala Evropska komisija (tiskani mediji, televizijske ali radijske postaje) z izbranimi kandidati, šele potem ko ti v to izrecno privolijo.
Obdelava osebnih podatkov udeležencev, da lahko pooblaščeni pogodbeni izvajalec vsakemu neizbranemu kandidatu ponudi evropsko mladinsko kartico (na podlagi njegove privolitve).
Zagotavljanje informacij za članke, novice, dogodke in zgodbe. Te ročno vnašajo in ažurirajo Eurodesk Brussels Link in nacionalne organizacije, ki so del mreže Eurodesk. Za prikaz in objavo osebnih podatkov v teh člankih, novicah, dogodkih in zgodbah je potrebna izrecna privolitev zadevnih oseb.
Omogočanje registriranim kandidatom/udeležencem evropske solidarnostne enote, da prek aplikacije spremljajo natečaje. Aplikacija za mobilne telefone za evropsko solidarnostno enoto vsebuje nekatere funkcije evropskega mladinskega portala. Izjava o varstvu osebnih podatkov zato zajema tudi aplikacijo. Ko se registrirani kandidati/udeleženci prijavijo na natečaj, morajo v aplikaciji izraziti svojo privolitev.
Privolitev v obdelavo osebnih podatkov za zgoraj navedene namene dajo posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, takrat ko se registrirajo pri evropski solidarnostni enoti ali prijavijo na DiscoverEU, tako da označijo okence, ki ni privzeto označeno. Kar zadeva vsebine, objavljene na evropskem mladinskem portalu, se privolitev poda na obrazcu o privolitvi, ki se podpiše pred objavo vsebine.
4. KATERE OSEBNE PODATKE ZBIRAMO IN NADALJE OBDELUJEMO
Za ta postopek obdelave enota DG.EAC.B.3 zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:
Obveščanje
Posamezniki, povezani s članki, dogodki ali novicami: ime, priimek, e-naslov.
Zaposleni pri Eurodesk Brussels Link ali pri nacionalnih organizacijah, ki so del mreže Eurodesk: ime, priimek, e-naslov, država.
Obrazec za vprašanja
Posamezniki, ki pošljejo vprašanje prek posebnega obrazca, morajo navesti svoje ime in e-naslov.
Evropska solidarnostna enota
Posamezniki, ki se odločijo za sodelovanje v evropski solidarnostni enoti, morajo navesti naslednje osnovne informacije: ime in priimek, datum rojstva, spol, državo zakonitega prebivališča, državljanstvo, e-naslov, želeni jezik za stike, dejavnosti enote, ki jih zanimajo, predhodno znanje in izkušnje; navesti morajo tudi, da se strinjajo s poslanstvom in načeli evropske solidarnostne enote.
Po uvodni registraciji za pridružitev evropski solidarnostni enoti lahko prostovoljno navedejo dodatne osebne podatke: poštni naslov, telefonske številke, podatke o svoji izobrazbi in zaposlitvi, podatke o predhodnih izkušnjah s prostovoljskim delom, znanje jezikov, razpoložljivost za dejavnosti enote, motivacijo za prostovoljsko dejavnost v enoti, motivacijo za sodelovanje v dejavnosti enote, želene države za prostovoljsko dejavnost, želene dejavnosti, po želji morebitne druge informacije, soglasje s prejemanjem e-pošte, biltenov, obvestil in drugih sporočil enote. Ob prijavi na priložnost, ki jo oglašujejo organizacije, lahko zagotovijo tudi dodatne informacije, ki jih morda zahtevajo organizacije.
Naložijo lahko tudi dokument s svojim življenjepisom, pri čemer naj upoštevajo, da bodo vse informacije v življenjepisu, vključno s kontaktnimi in drugimi osebnimi podatki, na voljo zastopnikom organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti solidarnostne enote, ki jih lahko uporabijo pri izbiranju registriranih kandidatov za svoje dejavnosti.
Prek mobilne aplikacije evropske solidarnostne enote lahko objavijo tudi svoje izkušnje v solidarnostni enoti in komentirajo objave drugih registriranih kandidatov. Te objave morajo biti v skladu s pogoji uporabe evropskega mladinskega portala.
Lahko tudi naložijo avatarja v svoj profil na mobilni aplikaciji evropske solidarnostne enote, navedejo svojo trenutno lokacijo ter iščejo dejavnosti in se prijavijo nanje.
Pri uporabi mobilne aplikacije evropske solidarnostne enote se zbirajo dodatni podatki v zvezi z uporabnikom (ID uporabnika in naprave), uporabo (interakcija z aplikacijo: zagon aplikacije in ogledane strani ter drugi podatki o uporabi: vrsta naprave in brskalnika) in diagnostiko (podatki o nedelovanju aplikacije).
Spletišče evropske solidarnostne enote bo platforma, ki bo povezovala organizacije in posameznike, ne da bi GD EAC pri tem ocenjeval osebne vidike posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
Pooblaščeni zastopniki organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti evropske solidarnostne enote: ime in priimek, uporabniško ime, e-naslov, organizacija/organizacije, ki jih oseba upravlja, soglasje s poslanstvom in načeli evropske solidarnostne enote.
Podatkovna zbirka organizacij in priložnosti
Posamezniki, povezani z organizacijami evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti: ime, priimek, e-naslov.
Vodje organizacij: ime in priimek, uporabniško ime, e-naslov, organizacija/organizacije, ki jih oseba upravlja.
Pobuda DiscoverEU
Posamezniki oziroma vodje skupin, ki se odločijo za prijavo na natečaj, morajo navesti naslednje osnovne podatke: ime in priimek, datum rojstva, spol, državo zakonitega prebivališča, državljanstvo, e-naslov, številko osebne izkaznice ali potnega lista, telefonsko številko, poklic. kandidati morajo tudi odgovoriti na sklop vprašanj, povezanih s potovanjem, kot so želeni čas potovanja, ali je to prvič, da potujejo v drugo državo EU, ali je to prvič, da potujejo brez staršev/skrbnikov, kaj bi se želeli naučiti iz te izkušnje, kaj bi želeli početi med svojim potovanjem, kako bodo krili svoje stroške in kako so izvedeli za pobudo.
Pri skupinski prijavi te informacije vpiše vodja skupine, sistem pa nato ustvari kodo, ki jo drugi člani skupine uporabijo za vpis svojih osebnih podatkov v sistem.
E-naslov in telefonska številka izbranih kandidatov se lahko posredujeta medijem, ki jih je izbrala Evropska komisija, po izrecni privolitvi kandidatov, da lahko mediji, pa tudi predstavništva Evropske komisije in služba uradnega govorca Evropske komisije stopijo v stik z njimi. Ko kandidati privolijo v to, da se njihovi e-naslovi pošljejo medijem, se morajo zavedati, da zanje velja ustrezna izjava o varstvu osebnih podatkov zadevnega medija.
Evropska komisija lahko osebne podatke izbranih kandidatov za pobudo DiscoverEU (zlasti ime in priimek, e-naslov, telefonsko številko, datum rojstva in državo) posreduje svojemu pooblaščenemu izvajalcu, pristojnemu za komunikacijske dejavnosti, na primer za pošiljanje vabil na dogodke ali rezervacijo vozovnice za udeležbo na dogodku.
Evropska komisija lahko osebne podatke izbranih kandidatov in kandidatov z rezervnega seznama DiscoverEU (zlasti ime in priimek, e-naslov, telefonsko številko, datum rojstva in državo) posreduje nacionalnim agencijam Erasmus+ za namen pošiljanja vabil na dogodke.
Evropska komisija lahko osebne podatke neizbranih kandidatov za DiscoverEU (ime, elektronski naslov, telefonsko številko, datum rojstva, državo) posreduje pogodbenemu izvajalcu, da jim ta lahko ponudi evropsko mladinsko kartico.
Predložitev osebnih podatkov je obvezna le za izpolnjevanje zahtev za sodelovanje v programih DiscoverEU in evropska solidarnostna enota. Če osebnih podatkov ne boste predložili, ne boste mogli sodelovati v teh programih.
5. KAKO DOLGO HRANIMO VAŠE OSEBNE PODATKE
DG.EAC.B.3 osebne podatke hrani samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave podatkov.
Osebni podatki, vključeni v članke, novice, zgodbe in dogodke, bodo skupaj z izvirno vsebino arhivirani dve leti od datuma samodejnega izbrisa objave.
Osebni podatki v uporabniških računih urednikov/avtorjev na evropskem mladinskem portalu bodo arhivirani dve leti od datuma, ko je uporabnik zadnjič uporabil ta račun za prijavo na portal.
Osebni podatki v uporabniških računih evropske solidarnostne enote bodo izbrisani po treh letih od datuma, ko uporabnik doseže zgornjo starostno omejitev za sodelovanje v evropski solidarnostni enoti, razen če se uporabnik medtem pridruži morebitni prihodnji shemi nekdanjih udeležencev, je po e-pošti izrazil željo, da bi ohranil uporabniški račun, ali je prejel sredstva EU na podlagi sodelovanja v programu. V tem primeru se podatki hranijo 5 let od zadnje finančne transakcije v skladu s skupnim seznamom hrambe.
Osebni podatki neizbranih kandidatov za pobudo DiscoverEU bodo izbrisani po dveh letih od dneva prijave na natečaj, razen če so izrazili željo, da bi bili obveščeni o drugih storitvah evropskega mladinskega portala ali vključeni vanje. V tem primeru se podatki hranijo največ pet let. Po tem času bodo njihovi osebni podatki anonimizirani in se bodo uporabljali le za statistične namene.
Osebni podatki iz prijav uporabnikov, izbranih za sodelovanje v pobudi DiscoverEU, bodo izbrisani pet let po rezervaciji potovanja v skladu s skupnim seznamom hrambe, razen če se uporabnik odpove statusu „izbranega uporabnika“ in ni prejel sredstev EU v okviru pobude. V tem primeru se podatki hranijo največ dve leti.
6. KAKO VARUJEMO VAŠE OSEBNE PODATKE
Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.
Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679).
Evropska solidarnostna enota:
Organizacija, pooblaščena za izvajanje dejavnosti evropske solidarnostne enote, se s sprejetjem te posebne izjave o varstvu osebnih podatkov strinja z uporabo informacijskih sistemov evropske solidarnostne enote izključno za iskanje registriranih kandidatov enote za dejavnosti ter za kontaktiranje in pošiljanje ponudb registriranim kandidatom enote. Te dejavnosti so lahko njene lastne dejavnosti ali dejavnosti druge organizacije, ki jo pooblaščena organizacija uradno zastopa.
Natančneje, pooblaščena organizacija se zaveže, da bo sprejela ustrezne tehnične in operativne varnostne ukrepe v zvezi s tveganji pri obdelavi osebnih podatkov registriranih kandidatov in tako:
preprečila, da bi katera koli nepooblaščena oseba pridobila dostop do računalniških sistemov, ki obdelujejo osebne podatke, ter zlasti preprečila:
nepooblaščeno branje, kopiranje, predelavo ali odstranitev pomnilniških medijev;
nepooblaščene vnose podatkov in nepooblaščeno razkrivanje, predelavo ali izbris shranjenih osebnih podatkov;
nepooblaščenim osebam, da uporabijo sisteme za obdelavo podatkov s pomočjo naprav za prenos podatkov,
zagotovila, da imajo pooblaščeni uporabniki sistema za obdelavo podatkov dostop samo do osebnih podatkov, na katere se nanaša njihova pravica do dostopa;
evidentirala, kateri osebni podatki so bili sporočeni, kdaj in komu;
zagotovila, da je obdelava osebnih podatkov v skladu z določbami o varstvu podatkov iz nacionalne zakonodaje;
zagotovila, da med sporočanjem osebnih podatkov in prevozom pomnilniških medijev podatkov ni mogoče prebrati, kopirati ali izbrisati brez pooblastila;
svojo organizacijsko strukturo oblikovala tako, da izpolnjuje zahteve glede varstva podatkov.
Za varovanje vaših osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti, za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga pomeni obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave podatkov.
7. KDO IMA DOSTOP DO VAŠIH OSEBNIH PODATKOV IN KOMU SE RAZKRIJEJO
Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za njihovo obdelavo, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov.
Obveščanje
Javno dostopni so relevantni osebni kontaktni podatki vseh oseb, ki jih pooblaščeni uredniki evropskega mladinskega portala navedejo pri posameznih člankih, novicah ali dogodkih, na primer podatki javne kontaktne osebe za posamezni dogodek ali novico.
Dostop do teh podatkov imajo tudi zaposleni pri Eurodesk Brussels Link ali pri nacionalnih organizacijah, ki so del mreže Eurodesk.
Ti podatki so dostopni tudi skrbnikom evropskega mladinskega portala.
Obrazec za vprašanja
Kontaktni podatki bodo dostopni Eurodesk Brussels Link ali nacionalnim organizacijam, ki so del mreže Eurodesk, in skrbnikom evropskega mladinskega portala.
Evropska solidarnostna enota
Javno dostopni so osebni kontaktni podatki zastopnikov organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti evropske solidarnostne enote, če organizacija sama doda te podatke svojemu profilu, ki ga objavi na spletišču evropske solidarnostne enote.
Javno dostopni so tudi uporabniške vsebine in komentarji v zvezi z izkušnjo v enoti, ki jih objavijo in z drugimi delijo registrirani kandidati enote, prav tako njihov avatar in trenutna lokacija, če so ju dodali.
Registrirani kandidati enote lahko vidijo in urejajo osebne podatke, tako da se prijavijo v svoj račun evropske solidarnostne enote. Odgovorni so za kakovost svojih podatkov in imajo pravico, da svoj račun kadar koli izbrišejo.
Registrirani kandidati enote lahko prek mobilne aplikacije evropske solidarnostne enote vidijo, objavijo, urejajo in izbrišejo svoje prispevke o izkušnji v enoti. Vidijo in komentirajo lahko tudi objave drugih registriranih kandidatov ter administratorjem enote prijavijo objave, ki po njihovem mnenju kršijo pogoje uporabe evropskega mladinskega portala. Registrirani kandidati enote lahko poleg tega v mobilno aplikacijo evropske solidarnostne enote v svojem profilu naložijo, spremenijo ali izbrišejo avatarja in svojo trenutno lokacijo.
Dostop do osebnih podatkov registriranih kandidatov enote imajo pooblaščeni zastopniki organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti enote.
Osebni podatki registriranih kandidatov evropske solidarnostne enote so dostopni nacionalnim agencijam, pristojnim za izvajanje programa Erasmus+ in evropske solidarnostne enote, za zagotavljanje podpore pooblaščenim zastopnikom organizacij ter izvajanje preverjanj, revizij in ocen projektov s podporo EU, v katere so vključeni registrirani kandidati.
Dostop do osebnih podatkov registriranih kandidatov enote imajo tudi administratorji evropske solidarnostne enote in skrbniki različnih programov EU, v okviru katerih pooblaščene organizacije ponujajo dejavnosti evropske solidarnostne enote.
Osebni podatki se lahko posredujejo drugim službam Evropske komisije, ki bi morda bile zainteresirane za vzpostavitev stika z registriranimi kandidati.
Osebni podatki izbranih kandidatov se lahko posredujejo tiskanim medijem, televizijskim ali radijskim postajam, ki jih je izbrala Evropska komisija, po izrecni privolitvi izbranih kandidatov.
Omejeni osebni podatki registriranih kandidatov enote (ime in priimek, datum rojstva, država prebivališča, državljanstvo, e-naslov) se lahko pošljejo drugim orodjem, ki jih upravlja GD EAC ter so dostopni pooblaščenim organizacijam, nacionalnim agencijam in administratorjem enote.
Omejeni osebni podatki udeležencev enote (ime in priimek, datum rojstva, država prebivališča, državljanstvo, e-naslov, spol) bodo poslani pogodbenemu izvajalcu evropske solidarnostne enote za ureditev zavarovanja udeležencev evropske solidarnostne enote. Udeležencem bo kritje zagotovil drug ponudnik zavarovanja, odvisno od obdobja, v katerem bo potekal projekt. Obvestilo o varstvu podatkov za zavarovanje CIGNA velja za projekte v obdobju 2018–2020, ki potekajo v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2014–2020, in za projekte, ki so se začeli pred 7. februarjem 2023 v okviru sedanjega večletnega finančnega okvira 2021–2027. Obvestilo o varstvu podatkov za zavarovanje Henner velja za projekte, ki potekajo v okviru sedanjega večletnega finančnega okvira 2021–2027 in so se začeli od 7. februarja 2023.
Omejeni osebni podatki udeležencev evropske solidarnostne enote (ime in priimek, datum rojstva, e-naslov, država prebivališča) se pošljejo v zunanje orodje „Youthpass“, da lahko udeleženci evidentirajo rezultate neformalnega učenja, če to želijo.
Omejeni osebni podatki registriranih kandidatov/udeležencev evropske solidarnostne enote (ime, priimek, elektronski naslov, uporabniško ime EU Login, jezik za stike, država prebivališča, kraj – če je naveden), ki želijo sodelovati v splošnih spletnih usposabljanjih ali usposabljanju za prostovoljstvo na področju humanitarne pomoči, bodo poslani spletni platformi EU Academy, da se registriranim kandidatom/udeležencem omogoči dostop do teh usposabljanj. Registrirani kandidati/udeleženci evropske solidarnostne enote bodo obveščeni o izjavi o varstvu osebnih podatkov splošnega spletnega usposabljanja, preden bodo njihovi podatki preneseni z evropskega mladinskega portala na platformo EU Academy. Ta platforma ima svojo izjavo o varstvu osebnih podatkov, ki je na voljo na njeni spletni strani. Poleg tega bodo registrirani kandidati evropske solidarnostne enote, ki so izrazili zanimanje za prostovoljstvo na področju humanitarne pomoči, lahko opravili posebno usposabljanje na platformi akademije EU, ki bo dostopno prek njihovega profila pri enoti. Registrirani kandidati evropske solidarnostne enote bodo obveščeni o izjavi o varstvu osebnih podatkov tega splošnega spletnega usposabljanja, preden bodo njihovi podatki preneseni z evropskega mladinskega portala na platformo EU Academy.
Uporabniške vsebine in komentarji, ki jih objavijo registrirani kandidati enote o svoji izkušnji v enoti, so dostopni tudi administratorjem enote.
Omejeni osebni podatki udeležencev enote (ime, priimek, spol, e-naslov, državljanstvo, država prebivališča) se lahko pošljejo delegacijam EU, da so obveščene o tem, kdo je napoten v države, v katerih se te delegacije nahajajo.
Podatkovna zbirka organizacij in priložnosti
Osebni kontaktni podatki oseb, povezanih z organizacijami evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti, ker so priložnosti, ki jih ponujajo, vidne širši javnosti.
Pooblaščeni zastopniki organizacij evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti imajo dostop do kontaktnih podatkov oseb, povezanih s to organizacijo in njihovimi projekti.
Pobuda DiscoverEU
Kandidat je odgovoren za pravilnost svojih podatkov.
Dostop do osebnih podatkov kandidatov imajo administratorji pobude DiscoverEU.
Osebni podatki se lahko posredujejo drugim službam Evropske komisije, ki bi morda bile zainteresirane za vzpostavitev stika z registriranimi kandidati.
Osebni podatki izbranih kandidatov se lahko posredujejo tiskanim medijem, televizijskim ali radijskim postajam, ki jih je izbrala Evropska komisija, po izrecni privolitvi izbranih kandidatov.
S kandidati, ki jih je izbrala Evropska komisija, lahko stik po e-pošti ali telefonu vzpostavijo nacionalne agencije Erasmus+ ali pooblaščeni izvajalec Evropske komisije, pristojen za komunikacijske dejavnosti. Kadar je to ustrezno in če se izbrani kandidati strinja, lahko izvajalec zanj rezervira vozovnico za udeležbo na dogodku. Izvajalec bo izbral najugodnejše in najprimernejše prevoznike (predvsem prevoznike v železniškem prometu).
Izvajalec lahko za namen rezervacije vozovnic kandidatom sporoči, kdo je organizator potovanja, ter povezavo do spletnih obrazcev za rezervacijo pri navedenem prevozniku in do njegove izjave o varstvu osebnih podatkov. Kandidat mora za rezervacijo vozovnice in spletno prijavo izpolniti te spletne obrazce za rezervacijo. Upoštevati je treba, da taki prevozniki ne delujejo pod nadzorom Evropske komisije ali nadzorom pooblaščenega pogodbenega izvajalca Evropske komisije in da se prakse teh prevoznikov glede varstva osebnih podatkov lahko razlikujejo od te izjave o varstvu osebnih podatkov. Niti Evropska komisija niti pooblaščeni izvajalec nista odgovorna za prakse teh prevoznikov glede varstva osebnih podatkov ali s tem povezane izjave o varstvu osebnih podatkov. Izbrani kandidati se morajo seznaniti z izjavo posameznega prevoznika o varstvu osebnih podatkov, ko prek njegovega spletišča ali aplikacije privolijo v nakup ali rezervacijo. Priporočamo vam, da si za več podrobnosti glede praks v zvezi z varstvom osebnih podatkov prevoznikov preberete njihove izjave o varstvu osebnih podatkov.
Za pridobitev vozovnice in pomožnih storitev, vključno z rezervacijo potovanja, bodo izbrani udeleženci (vključno z osebami na rezervnem seznamu, če se ta uporablja) obveščeni o obvestilu o varstvu podatkov v okviru DiscoverEU, preden se njihovi podatki posredujejo pooblaščenemu pogodbenemu izvajalcu.
Osebni podatki neizbranih kandidatov se za prejem evropske mladinske kartice lahko posredujejo pogodbenemu izvajalcu.
Poleg tega imajo dostop do vseh osebnih podatkov:
zaposleni v enotah GD EAC, ki so pristojne za zagotavljanje storitev na evropskem mladinskem portalu;
zaposleni v enoti GD EAC za informatiko;
zaposleni v drugih pristojnih službah Evropske komisije, ki si delijo pristojnost za zagotavljanje storitev na evropskem mladinskem portalu.
Osebni podatki se lahko po potrebi razkrijejo tudi:
zaposlenim v oddelku za notranjo revizijo GD EAC;
zaposlenim v Službi za notranjo revizijo;
zaposlenim v uradu OLAF.
Z dovoljenjem Evropske komisije imajo dostop do osebnih podatkov tudi naslednji zunanji obdelovalci podatkov:
Eurodesk Brussels Link;
nacionalne organizacije Eurodesk;
pooblaščene organizacije evropske solidarnostne enote;
zavarovalna agencija evropske solidarnostne enote;
nacionalne delovne skupine za mladinski dialog EU;
pogodbeni izvajalci in podizvajalci pobude DiscoverEU;
nacionalne agencije za Erasmus+ in evropsko solidarnostno enoto (vključno z njihovo mrežo RAY);
pooblaščeni podizvajalci nacionalnih agencij;
delegacije EU.
Kontaktni podatki teh zunanjih obdelovalcev podatkov so na voljo na naslednji povezavi: https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_sl.
Poleg tega sta GD EAC in EACEA skupna upravljavca v okviru pobude DiscoverEU, saj skupaj obdelujeta osebne podatke kandidatov, ki se na evropskem mladinskem portalu prijavijo za vozovnico DiscoverEU.
Mednarodni prenos podatkov:
Osebni podatki registriranih kandidatov se prenesejo organizacijam tretjih držav zunaj EU/EGP, ki imajo znak kakovosti evropske solidarnostne enote (držav programa in partnerskih držav), vendar za katere ni sklepa o ustreznosti (med drugim državam programa – Turčija, Srbija in Severna Makedonija). V tem primeru bo raven varstva vaših osebnih podatkov odvisna od zakonodaje ali prakse navedene tretje države. Vendar vaše pravice glede varstva podatkov morda ne bodo enake pravicam v državi EU/EGP ali državi, za katero je bil sprejet sklep o ustreznosti.
8. KATERE PRAVICE IMATE IN KAKO JIH LAHKO UVELJAVLJATE
Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725 določene pravice, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če niso točni ali popolni. Če je ustrezno, imate pravico do izbrisa vaših osebnih podatkov, omejitve njihove obdelave, ugovora njihovi obdelavi in njihove prenosljivosti.
Privolili ste, da boste enoti DG.EAC.B.3 za to dejanje obdelave zagotovili svoje osebne podatke. Privolitev lahko kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.
Za uveljavljanje pravic se obrnite na upravljavca podatkov oziroma v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihove kontaktne informacije so navedene v razdelku 9 v nadaljevanju.
Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svoji zahtevi (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).
Ko bo izjava o varstvu osebnih podatkov pripravljena in objavljena, bo na voljo na evropskem mladinskem portalu (https://youth.europa.eu/privacy_sl), in sicer v razdelku „Zasebnost“ na dnu strani. Poleg tega bo izjava o varstvu osebnih podatkov poslana posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, takoj ko bo znan njihov e-naslov.
9. KONTAKTNI PODATKI
Upravljavec podatkov
Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov: vodja enote Mladina, prostovoljska solidarnost in pripravništva, Rue Joseph II 70, B-1049 Bruselj, e-naslov: [email protected].Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji
Z vprašanji v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ([email protected]).Evropski nadzornik za varstvo podatkov
Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ([email protected]).
10. VEČ INFORMACIJ
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi javni register vseh pri njej dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Do registra lahko dostopate na naslednji povezavi: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako DPR-EC-00371.3.