Oznámení o ochraně údajů v rámci obecného online školení Evropského sboru solidarity
Evropská výkonná agentura pro vzdělávání a kulturu (EACEA) je odhodlána chránit vaše soukromí. Se všemi osobními údaji se zachází v souladu s nařízením (EU) 2018/1725 o ochraně osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie* (dále jen „nařízení o ochraně údajů“).
Následující oznámení o ochraně údajů nastiňuje způsob, jakým agentura EACEA shromažďuje, spravuje a používá osobní údaje dotčených fyzických osob v rámci obecného online školení.
Zpracování osobních údajů na Evropském portálu pro mládež spravuje Generální ředitelství pro vzdělávání, mládež, sport a kulturu Evropské komise (dále jen GŘ EAC). Viz prohlášení o ochraně osobních údajů na Evropském portálu pro mládež.
Účastníci obecného online školení jsou informováni o možnosti přesměrování na stránky Akademie EU, pokud chtějí získat přístup k příslušným kurzům, a to prostřednictvím oznámení o ochraně údajů, které je k dispozici v jejich přehledu na Evropském portálu pro mládež. Jakmile jsou účastníci na stránky Akademie EU přesměrováni, musí dát svůj souhlas Společnému výzkumnému středisku, které tuto platformu spravuje. Jakmile je Akademii EU souhlas udělen, budou mít účastníci obecného online školení k dispozici příslušné kurzy ve svém přehledu Akademie EU, včetně série diskusí Youth Talks. Veškeré zpracování osobních údajů prostřednictvím Akademie EU probíhá v souladu s prohlášením Akademie EU o ochraně soukromí.
1. Kdo je odpovědný za zpracování vašich osobních údajů?
Společnými správci údajů jsou v tomto případě Evropská komise zastoupená Generálním ředitelstvím pro vzdělávání, mládež, sport a kulturu (GŘ EAC.B3 Úřad pro mládež, dobrovolnickou solidaritu a stáže) a Evropská výkonná agentura pro vzdělávání a kulturu (EACEA.A5 Mládež, Evropský sbor solidarity a Humanitární dobrovolníci EU).
Osobou pověřenou zpracováním údajů v agentuře EACEA je vedoucí oddělení A5, Mládež, Evropský sbor solidarity a Humanitární dobrovolníci.
E-mail: [email protected]
2. Jaké osobní údaje zpracováváme?
1. Níže uvedené údaje o registrovaných uživatelích Evropského sboru solidarity jsou předávány z Evropského portálu pro mládež Akademii EU:
- e-mailová adresa (povinný údaj)
- uživatelské jméno u služby EU Login (povinný údaj)
- křestní jméno (povinný údaj)
- příjmení (povinný údaj)
- jazyk pro kontakt (povinný údaj)
- země bydliště (povinný údaj)
- město (nepovinný údaj)
2. Pokud uživatel souhlasí s tím, že po dokončení kurzu odpoví na pár otázek online průzkumu týkajících se Akademie EU, mohou mít správce údajů a zpracovatel údajů (externí poskytovatel služeb smluvně sjednaný agenturou EACEA) k těmto údajům přístup za účelem vypracování anonymizovaných zpráv.
3. Správce údajů a zpracovatel údajů (externí poskytovatel služeb smluvně sjednaný agenturou EACEA) mohou z Akademie EU zpracovávat tyto údaje: údaje o přístupu ke kurzům a jejich dokončení, zápis do kurzu, údaje o průběhu kurzu. Tyto údaje jsou používány agregovaným a anonymizovaným způsobem kvůli sledování dosaženého pokroku a pro statistické účely.
3. Za jakým účelem vaše údaje zpracováváme?
Zpracování údajů je nezbytné pro tyto účely:
Veškeré zpracování osobních údajů prostřednictvím Akademie EU probíhá v souladu s prohlášením Akademie EU o ochraně soukromí.
A. zajistit přístup registrovaných uživatelů Evropského sboru solidarity k obecným online školením organizovaným na Akademii EU a umožnit podávání zpráv útvarům GŘ EAC a EACEA zabývajícím se Evropským sborem solidarity a předkládání souhrnné analýzy využívání kurzů podle klíčových charakteristik uživatelů v měsíční statistické zprávě
B. umožnit předkládání souhrnné analýzy odpovědí z průzkumu, a to i podle klíčových charakteristik respondentů, v měsíční statistické zprávě. Údaje jsou za tímto účelem anonymizovány
C. sledovat pokrok, kterého uživatelé dosáhli, a pro statistické účely ve zvláštních zprávách. Údaje jsou za tímto účelem anonymizovány.
4. Odkud se údaje shromažďují?
Z Evropského portálu pro mládež, Akademie EU a přímo od vás pro účely A, B a C popsané výše v bodě 3.
5. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále zpřístupňovány?
Přístup k osobním údajům může být poskytnut na základě potřeby těmto subjektům:
- určení zaměstnanci Evropské komise, GŘ EAC
- určení zaměstnanci Evropské komise, JRC, tým Akademie EU
- určení zaměstnanci agentury EACEA
- oprávnění zaměstnanci dodavatele rámcové smlouvy o službách č. SI2.1334: konsorcium mezi společnostmi ICF S.A., ICF Next S.A. UP learning B. V., MDF Training & Consultancy B.V., zejména správci systému a techničtí inženýři společnosti UP learning, projektoví zaměstnanci ICF, projektoví pracovníci MDF a dodavatelé, kteří je po skončení smlouvy nahradí.
Předávání údajů jiným třetím stranám je zakázáno. Shromážděné osobní údaje nebudou nikdy použity pro marketingové účely.
Kromě toho v případě kontroly nebo sporu mohou být osobní údaje sdíleny se subjekty pověřenými monitorováním nebo inspekcí při uplatňování práva Unie a těmito subjekty zpracovávány v souladu s platnými pravidly pro ochranu údajů a v rámci jejich úkolů svěřených jim příslušnými právními předpisy. Jedná se zejména o tyto subjekty:
Evropský soudní dvůr nebo vnitrostátní soudce, jakož i advokáti a zmocněnci účastníků řízení v případě soudního řízení
- Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF)
- Útvar interního auditu Evropské komise
- Úřad pro vyšetřování a disciplinární opatření Evropské komise (IDOC)
- Evropský účetní dvůr
- Evropský veřejný ochránce práv
- Úřad evropského veřejného žalobce
- soudy EU a vnitrostátní orgány
V případě kontroly nebo sporu subjekty pověřené monitorováním nebo inspekcí při uplatňování práva Unie (např. Útvar interního auditu, Evropská komise, OLAF, soudy EU atd.)
Osobní údaje zpracovávané dodavatelem ICF S.A. budou zpracovány v Evropském hospodářském prostoru (EHP) a ve Spojeném království. Na základě rozhodnutí Spojeného království o odpovídající ochraně osobních údajů, které bylo přijato 28. června 2021, mohou osobní údaje proudit z EU do Spojeného království, aniž by byla nutná jakákoli další ochranná opatření.
6. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
Pro účely uvedené v bodech A, B a C je doba uchovávání, včetně protokolů o přístupu, v souladu s dobou uchovávání údajů na Evropském portálu pro mládež. Osobní údaje obsažené v uživatelských účtech vytvořených pro Evropský sbor solidarity budou vymazány po uplynutí tří let od chvíle, kdy účastník sboru dosáhne horní věkové hranice způsobilosti pro účast ve sboru, pokud ovšem uživatel nesouhlasil s účastí v některém z programů absolventů (tzv. alumni), které jsou v daném období k dispozici, případně nevyjádřil e-mailem zájem o zachování uživatelského účtu či nečerpal na základě účasti v programu finanční prostředky EU. V takovém případě jsou tyto údaje uchovávány po dobu pěti let od data poslední transakce podle společného seznamu pro uchovávání údajů.
Příspěvky do online konzultací jsou anonymizovány (tj. informace spojující uživatele a samotný příspěvek/hlasování jsou odstraněny) do dvou let od ukončení konzultace a vytvoření výsledné zprávy či zpětné vazby.
Politika uchovávání údajů v Akademii EU může mít rovněž dopad na politiku uchovávání údajů v obecných online školeních.
7. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Podle ustanovení nařízení o ochraně údajů máte právo:
- zažádat o přístup k vašim osobním údajům drženým agenturou EACEA
- v případě potřeby požádat o opravu svých osobních údajů
- požádat o vymazání vašich osobních údajů
- požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů
- požádat o přijetí vašich údajů nebo o jejich předání jiné organizaci v běžně používaném strojově čitelném standardním formátu (přenositelnost údajů)
Vzhledem k tomu, že toto zpracování vašich osobních údajů je založeno na veřejném zájmu podle čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení o ochraně údajů, vezměte prosím na vědomí, že podle ustanovení článku 23 nařízení o ochraně údajů máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů souvisejících s vaší konkrétní situací.
Pokud jde o zpracování vašich osobních údajů, které je založeno na vašem souhlasu podle čl. 5 odst. 1 písm. d) nařízení o ochraně údajů, vezměte prosím na vědomí, že jej můžete kdykoli s okamžitou platností odvolat,. Zpracování údajů na základě vašeho souhlasu před jeho odvoláním zůstane zákonné.
Článek 25 nařízení (EU) 2018/1725 stanoví, že ve věcech týkajících se fungování orgánů a institucí EU mohou tyto subjekty za výjimečných okolností a v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení omezit některá práva fyzických osob. Tato omezení jsou stanovena ve vnitřních předpisech přijatých agenturou EACEA a zveřejněných v Úředním věstníku Evropské unie.
Každé takové omezení je časově omezeno a musí být přiměřené, přičemž je nutné řídit se základní podstatou uvedených práv. Uvedené omezení se zruší, jakmile pominou okolnosti, které k němu vedly. Po uplynutí této lhůty obdržíte specifické oznámení o ochraně údajů.
Zpravidla budete o hlavních důvodech příslušného omezení informováni, ledaže by tyto informace zmařily účinek omezení jako takového.
Máte právo podat stížnost evropskému inspektorovi ochrany údajů ohledně rozsahu omezení.
8. Vaše právo na opravný prostředek v případě sporu o jakoukoli záležitost týkající se osobních údajů
V případě sporu ohledně ochrany osobních údajů se můžete obrátit na správce údajů na výše uvedené adrese a funkční e-mailové schránce.
Můžete se rovněž obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů agentury EACEA na této e-mailové adrese: [email protected].
Stížnost můžete také kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů: http://www.edps.europa.eu.
9. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
Podle čl. 5 odst. 1 nařízení o ochraně údajů:
a) zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jímž je orgán nebo subjekt Unie pověřen (stanoví právo Unie).
Právní základ pro zpracování osobních údajů:
nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2021/888 ze dne 20. května 2021, kterým se zavádí program Evropský sbor solidarity a zrušují nařízení (EU) 2018/1475 a (EU) č. 375/2014
a
b) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů k jednomu či více konkrétním účelům.
- Účastníci obecného online školení udělili dodatečný souhlas s tím, aby byli pozváni k telefonickým rozhovorům. Záznamy těchto hovorů se již však od roku 2021 neshromažďují.
------------
* Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES (Text s významem pro EHP) (Úř. věst. L 295, 21.11.2018, s. 39).