Κατάρτιση του Ευρωπαϊκού Σώματος Εθελοντών Ανθρωπιστικής Βοήθειας –Ανακοίνωση για την προστασία των δεδομένων

Ο Ευρωπαϊκός Εκτελεστικός Οργανισμός Εκπαίδευσης και Πολιτισμού (EACEA) δεσμεύεται να προστατεύει την ιδιωτική σας ζωή. Ο χειρισμός όλων των προσωπικών δεδομένων γίνεται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης («γενικός κανονισμός για την προστασία δεδομένων»).

Η ανακοίνωση για την προστασία των δεδομένων που ακολουθεί περιγράφει τις πολιτικές με τις οποίες ο EACEA συλλέγει, διαχειρίζεται και χρησιμοποιεί τα προσωπικά δεδομένα των ατόμων που συμμετέχουν στην κατάρτιση του Ευρωπαϊκού Σώματος Εθελοντών Ανθρωπιστικής Βοήθειας.

1.    Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων (υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων); 

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Ευρωπαϊκός Εκτελεστικός Οργανισμός Εκπαίδευσης και Πολιτισμού, BE-1049 Βρυξέλλες. 

Tο πρόσωπο που έχει οριστεί ως υπεύθυνο για την πράξη επεξεργασίας είναι ο/η Προϊστάμενος/Προϊσταμένη της Διοικητικής Μονάδας A5 – Νεολαία, Ευρωπαϊκό Σώμα Αλληλεγγύης και Εθελοντές Ανθρωπιστικής Βοήθειας της ΕΕ, με το εξής ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: [email protected]

2.    Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία; 

    1.    Τα δεδομένα των εγγεγραμμένων χρηστών του Ευρωπαϊκού Σώματος Αλληλεγγύης που αναφέρονται παρακάτω μεταφέρονται από την Ευρωπαϊκή Δικτυακή Πύλη της Νεολαίας στην Ακαδημία της ΕΕ:  
    -    Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 
    -    Όνομα χρήστη EU Login 
    -    Όνομα  
    -    Επώνυμο  
    -    Γλώσσα επικοινωνίας  
    -    Χώρα κατοικίας  
    -    Πόλη (προαιρετικό)

    2.    Τα παρακάτω δεδομένα που διατηρούνται στην Ακαδημία της ΕΕ μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία: 

    -    Απαντήσεις στο ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης 
    -    Δεδομένα σχετικά με την εγγραφή σε μαθήματα  
    -    Δεδομένα σχετικά με την πρόσβαση σε μαθήματα και με την ολοκλήρωση των μαθημάτων  
    -    Δεδομένα σχετικά με την πρόοδο των μαθημάτων 
    -    Απαντήσεις στην έρευνα για τα μαθήματα 
    -    Απαντήσεις σε διαδικτυακά τεστ 
    -    Δεδομένα που συμπληρώνονται στο εργαλείο προγραμματισμού της κατάρτισης 

    3.    Υποβάλλονται σε επεξεργασία τα ακόλουθα δεδομένα, τα οποία εξάγονται από το εργαλείο προγραμματισμού της Ακαδημίας της ΕΕ και συμπληρώνονται από υποψήφιους εθελοντές με σκοπό τις υλικοτεχνικές ρυθμίσεις και την παρακολούθηση της διά ζώσης κατάρτισης: 

    -    Όνομα 
    -    Επώνυμο 
    -    Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 
    -    Αριθμός κινητού τηλεφώνου 
    -    Φύλο  
    -    Ημερομηνία και τόπος γέννησης 
    -    Στοιχεία του εγγράφου ταυτότητας (είδος εγγράφου, αριθμός, περίοδος ισχύος και εκδίδουσα αρχή) 
    -    Τόπος αναχώρησης 
    -    Ειδικές διατροφικές ανάγκες 
    -    Ειδικές απαιτήσεις πρόσβασης 
    -    Ειδικές ανάγκες βοήθειας λόγω κατάστασης της υγείας ή μαθησιακών δυσκολιών 
    -    Ένα πρόσωπο επαφής για έκτακτη ανάγκη: ονοματεπώνυμο, σχέση με τον συμμετέχοντα, αριθμός τηλεφώνου

    4.    Τα ακόλουθα δεδομένα θα υποβληθούν σε επεξεργασία από το ταξιδιωτικό γραφείο που διοργανώνει το ταξίδι για τη διά ζώσης κατάρτιση:

    -    Ονοματεπώνυμο 
    -    Ημερομηνία και τόπος γέννησης 
    -    Ιθαγένεια 
    -    Φύλο 
    -    Στοιχεία του εγγράφου ταυτότητας (είδος εγγράφου, αριθμός, περίοδος ισχύος και εκδίδουσα αρχή) 
    -    Τόπος αναχώρησης 
    -    Πληροφορίες σχετικά με την υγεία, τις διατροφικές ανάγκες και την ειδική βοήθεια, εάν υπάρχουν

    5.    Θα υποβληθούν επίσης σε επεξεργασία τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω του εντύπου εξόδων ταξιδίου (το οποίο συμπληρώνεται μόνο από τους υποψήφιους εθελοντές που υποβάλλουν αίτηση επιστροφής εξόδων):

    -    Ονοματεπώνυμο 
    -    Διεύθυνση 
    -    Αριθμός τηλεφώνου 
    -    Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 
    -    Επωνυμία της τράπεζας 
    -    Ονοματεπώνυμο του κατόχου του τραπεζικού λογαριασμού 
    -    Αριθμός IBAN 
    -    Αριθμός SWIFT/BIC

3.    Για ποιον λόγο επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας; 

Η επεξεργασία των δεδομένων είναι απαραίτητη για τους ακόλουθους σκοπούς:
     A.    Για να εξασφαλιστεί η πρόσβαση των εγγεγραμμένων χρηστών του Ευρωπαϊκού Σώματος Αλληλεγγύης στα ακόλουθα περιεχόμενα της Ακαδημίας της ΕΕ, ώστε να μπορέσουν να πραγματοποιήσουν τις σχετικές δραστηριότητες: στο ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης, στο σύνολο των μαθημάτων της κατάρτισης του Ευρωπαϊκού Σώματος Εθελοντών Ανθρωπιστικής Βοήθειας, στο διαδικτυακό τεστ και στο εργαλείο προγραμματισμού των μαθημάτων διά ζώσης για όσους πέρασαν επιτυχώς το τεστ. 
    B.    Για να μπορούν οι υπηρεσίες της ΓΔ EAC και του EACEA που είναι αρμόδιες για το Ευρωπαϊκό Σώμα Αλληλεγγύης να καταρτίζουν εκθέσεις, καθώς και για να μπορούν να περιλαμβάνουν, σε στατιστικές εκθέσεις, συγκεντρωτική ανάλυση των απαντήσεων αυτοαξιολόγησης, της χρήσης των μαθημάτων και των απαντήσεων σε έρευνες, ανά βασικά χαρακτηριστικά των χρηστών. Τα δεδομένα ανωνυμοποιούνται για τον σκοπό αυτόν. 
    Γ.    Για να μπορεί να παρουσιαστεί στον EACEA, στη ΓΔ EAC και στον ανάδοχο η ανάλυση των απαντήσεων στο διαδικτυακό τεστ, καθώς και η ανάλυση της εφαρμογής προγραμματισμού των διά ζώσης μαθημάτων, ανά βασικά χαρακτηριστικά των χρηστών, μεταξύ άλλων. 
    Δ.    Για να μπορεί ο ανάδοχος να προγραμματίσει τη διά ζώσης κατάρτιση, να κάνει κράτηση για τα ταξίδια των επιτυχόντων προς και από το κέντρο κατάρτισης, και να επεξεργαστεί τις επιστροφές εξόδων ταξιδίου. 
    Ε.    Για να δοθούν πληροφορίες στους παρόχους κατάρτισης σχετικά με τις ειδικές ανάγκες που σχετίζονται με την κατάσταση της υγείας ή τις μαθησιακές δυσκολίες των συμμετεχόντων, ώστε να εξασφαλίζεται η κατάλληλη υποστήριξη στη διάρκεια της διά ζώσης κατάρτισης.
 
4.    Από πού συλλέγονται τα δεδομένα;

Από την Ευρωπαϊκή Δικτυακή Πύλη της Νεολαίας, την Ακαδημία της ΕΕ και από εσάς απευθείας. 
 
5.    Ποιοι έχουν πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα και σε ποιους κοινοποιούνται; 

Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα μπορεί να δοθεί, με βάση την αρχή της «ανάγκης για γνώση», στους ακόλουθους αποδέκτες:
    -    στο προσωπικό της Ευρωπαϊκής Επιτροπής [Γενική Διεύθυνση Εκπαίδευσης και Πολιτισμού (ΓΔ EAC)] που έχει οριστεί για τον σκοπό αυτόν 
    -    στο προσωπικό της Ευρωπαϊκής Επιτροπής —ιδίως στο Κοινό Κέντρο Ερευνών (ομάδα της Ακαδημίας της ΕΕ)— και στο προσωπικό του EACEA που έχει οριστεί για τον σκοπό αυτόν 
    -    σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό του αναδόχου της σύμβασης-πλαισίου αριθ. SI2.3217 (κοινοπραξία με επικεφαλής την εταιρεία Lattanzio Kibs και μέλη τους εξής οργανισμούς: Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum, Instituto de Estudios sobre Conflictos y Acción Humanitaria)  
    -    στην εταιρεία ACI BLUETEAM S.p.A. (υπεργολάβος)
Απαγορεύεται η διαβίβαση δεδομένων σε άλλα τρίτα μέρη. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται δεν θα χρησιμοποιηθούν ποτέ για σκοπούς μάρκετινγκ.

Επιπλέον, σε περίπτωση ελέγχου ή διαφοράς, τα προσωπικά δεδομένα μπορούν να κοινοποιούνται στους φορείς που είναι επιφορτισμένοι με καθήκοντα παρακολούθησης ή επιθεώρησης κατ’ εφαρμογή του ενωσιακού δικαίου και να υποβάλλονται σε επεξεργασία από τους εν λόγω φορείς, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες για την προστασία των δεδομένων και εντός του πεδίου των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί από τη σχετική νομοθεσία. Στους αποδέκτες αυτούς συγκαταλέγονται ιδίως οι εξής:
    -    το Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή εθνικός δικαστής, καθώς και οι δικηγόροι και οι εκπρόσωποι των διαδίκων σε περίπτωση νομικής διαδικασίας 
    -    η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) 
    -    η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου της Επιτροπής  
    -    η Υπηρεσία Ερευνών και Πειθαρχικών Κυρώσεων της Επιτροπής (IDOC)  
    -    το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο  
    -    ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής  
    -    η Ευρωπαϊκή Εισαγγελία 
    -    τα δικαστήρια της ΕΕ και οι εθνικές αρχές
 
6.    Για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα; 

Για τους σκοπούς που ορίζονται στο σημείο 3Α, η περίοδος αποθήκευσης, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων καταγραφής πρόσβασης, καθορίζεται από την περίοδο διατήρησης που ισχύει για την Ευρωπαϊκή Δικτυακή Πύλη της Νεολαίας. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στους λογαριασμούς χρηστών του Ευρωπαϊκού Σώματος Αλληλεγγύης θα διαγράφονται τρία έτη μετά τη συμπλήρωση του ανώτατου ηλικιακού ορίου επιλεξιμότητας για συμμετοχή στο Σώμα, εκτός εάν ο χρήστης έχει συμφωνήσει να συμμετάσχει σε κάποιο πρόγραμμα για αποφοίτους που θα έχει δημιουργηθεί στο μεταξύ, έχει εκφράσει το ενδιαφέρον του ή έχει δώσει τη συγκατάθεσή του, μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος, για να διατηρήσει τον λογαριασμό χρήστη του ή έχει λάβει χρηματοδότηση από την ΕΕ μέσω της συμμετοχής του στο πρόγραμμα. Στην περίπτωση αυτή, τα δεδομένα φυλάσσονται για 5 έτη από την τελευταία οικονομική συναλλαγή, σύμφωνα με τον κοινό κατάλογο διατήρησης.

Η πολιτική διατήρησης δεδομένων της Ακαδημίας της ΕΕ εφαρμόζεται στη διατήρηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο περιβάλλον της Ακαδημίας της ΕΕ, για τους σκοπούς που ορίζονται στην παράγραφο 3, σημεία A, B και Γ.
Τα προσωπικά δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία για τους σκοπούς που αναφέρονται στην παράγραφο 3, σημεία

Δ και Ε, διαγράφονται από τους διακομιστές των φορέων που εκτελούν την επεξεργασία και των υπεργολάβων τους, εντός 6 μηνών από την ολοκλήρωση της τελευταίας ειδικής σύμβασης που υπάγεται στη σύμβαση-πλαίσιο SI2.3217.

7.    Ποια είναι τα δικαιώματά σας όσον αφορά τα προσωπικά σας δεδομένα και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε; 

Δυνάμει των διατάξεων του γενικού κανονισμού για την προστασία δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να πράξετε τα εξής: 
    •    να ζητήσετε πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα που διατηρεί ο EACEA 
    •    να ζητήσετε διόρθωση των προσωπικών σας δεδομένων, όταν χρειάζεται 
    •    να ζητήσετε τη διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων 
    •    να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων 
    •    να ζητήσετε την παραλαβή ή τη διαβίβαση των δεδομένων σας σε άλλο οργανισμό, σε τυποποιημένο μορφότυπο ευρείας χρήσης (φορητότητα δεδομένων)
 
Καθώς αυτή η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων εκτελείται δυνάμει του άρθρου 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του γενικού κανονισμού για την προστασία δεδομένων, σας παρακαλούμε να σημειώσετε ότι έχετε το δικαίωμα να αρνηθείτε την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη περίπτωσή σας δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 23 του εν λόγω κανονισμού.
Επιπλέον, καθώς η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων βασίζεται στη συγκατάθεσή σας [άρθρο 5 παράγραφος

1 στοιχείο δ) και/ή άρθρο 10 παράγραφος 2 στοιχείο α) του γενικού κανονισμού για την προστασία δεδομένων], σας παρακαλούμε να σημειώσετε ότι μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση αυτή ανά πάσα στιγμή και η ανάκληση αυτή παράγει αποτελέσματα από τη στιγμή που τη διατυπώσατε. Η επεξεργασία που έχει πραγματοποιηθεί με βάση τη συγκατάθεσή σας, προτού να την ανακαλέσετε, παραμένει νόμιμη.

Το άρθρο 25 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 προβλέπει ότι, σε θέματα που άπτονται της λειτουργίας των οργάνων και οργανισμών της Ένωσης, αυτά τα όργανα και οι οργανισμοί μπορούν να περιορίζουν ορισμένα δικαιώματα των φυσικών προσώπων σε εξαιρετικές περιστάσεις και με τις εγγυήσεις που καθορίζονται στον εν λόγω κανονισμό. Τέτοιου είδους περιορισμοί προβλέπονται στους εσωτερικούς κανόνες που έχει καθιερώσει ο EACEA, οι οποίοι έχουν δημοσιευτεί στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EL/TXT/?uri=CELEX%3A32021Q0317%2801%29)..

Κάθε τέτοιος περιορισμός έχει περιορισμένη χρονική διάρκεια, είναι αναλογικός και σέβεται την ουσία των προαναφερθέντων δικαιωμάτων. Ο περιορισμός αυτός θα αρθεί μόλις παύσουν να ισχύουν οι περιστάσεις που τον δικαιολογούσαν. Όταν παρέλθει αυτή η περίοδος, θα λάβετε μια πιο συγκεκριμένη ανακοίνωση για την προστασία των δεδομένων.

Κατά γενικό κανόνα, θα ενημερωθείτε για τους κύριους λόγους ενός τέτοιου περιορισμού, εκτός εάν η πληροφορία αυτή θα ακύρωνε το αποτέλεσμα καθεαυτού του περιορισμού.
Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ) σχετικά με το πεδίο εφαρμογής του εν λόγω περιορισμού.
 
8.    Δικαίωμα για προσφυγή σε περίπτωση διαφωνίας για οποιοδήποτε ζήτημα προσωπικών δεδομένων 

Σε περίπτωση διαφωνίας σχετικά με οποιοδήποτε ζήτημα προστασίας προσωπικών δεδομένων, μπορείτε να απευθυνθείτε στον υπεύθυνο επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων, χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση και την υπηρεσιακή ηλεκτρονική θυρίδα που αναφέρονται ανωτέρω. 
  
Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του EACEA στην ακόλουθη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: [email protected]

Τέλος, μπορείτε επίσης να προσφύγετε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ανά πάσα στιγμή: http://www.edps.europa.eu.

9.    Σε ποια νομική βάση επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα; 

Άρθρο 5 παράγραφος 1: 

«α) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης» (το καθήκον αυτό πρέπει να οριστεί στην ενωσιακή νομοθεσία). Αιτιολογική σκέψη 22: «[...] περιλαμβάνει την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που είναι αναγκαία για τη διαχείριση και τη λειτουργία των [....] οργάνων και οργανισμών» της Ένωσης.

Η κυριότερη νομική βάση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων είναι η εξής:

•    Κανονισμός (ΕΕ) 2021/888 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 20ής Μαΐου 2021, για τη θέσπιση του του Προγράμματος για το Ευρωπαϊκό Σώμα Αλληλεγγύης και για την κατάργηση των κανονισμών (ΕΕ) 2018/1475 και (ΕΕ) αριθ. 375/2014.

δ) το υποκείμενο των δεδομένων έχει συναινέσει στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς.

Για την επεξεργασία δεδομένων που σχετίζονται με την υγεία:

Άρθρο 10 παράγραφος 2 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725: «το υποκείμενο των δεδομένων έχει παράσχει ρητή συγκατάθεση για την επεξεργασία αυτών των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς».