DiscoverEU gagnaverndartilkynningin

 

Evrópska mennta- og menningarmálastofnunin („EACEA“) hefur skuldbundið sig til að varðveita friðhelgi þína. Fjallað er um allar persónuupplýsingar í samræmi við reglugerð (ESB) 2018/1725 um vernd persónuupplýsinga af hálfu stofnana, aðila, skrifstofa og sérstofnana Sambandsins (1) („reglugerðin um gagnavernd“).

Í eftirfarandi tilkynningu um gagnavernd er gerð grein fyrir stefnum sem gilda um söfnun, meðferð og notkun persónuupplýsinga hjá þeim einstaklingum sem taka þátt í DiscoverEU.

1. Hver ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga þinna (er einhver gagnastjóri)? 

Sá gagnastjóri er Mennta- og menningarmálastofnun Evrópu, BE-1049 Brussel. Sá sem ber ábyrgð á þeirri vinnslu er yfirmaður A5 einingarinnar: Ungmenni, Evrópska samstöðusveitin og sjálfboðaliðar til hjálparstarfa.   Póstfang: [email protected]. 

DG EAC og EACEA eru sameiginlega ábyrgir gagnastjórar í tengslum við DiscoverEU því þeir munu saman sjá um vinnslu þeirra persónuupplýsinga sem umsækjendur um DiscoverEU ferðapassana koma til með að leggja fram með umsókn sinni hjá evrópsku ungmennagáttinni.

2. Hvaða persónuupplýsingar verða teknar til vinnslu? 

Unnið verður úr eftirfarandi persónuupplýsingum sem allar teljast nauðsynlegar, nema þegar tilgreint er að þær séu valkvæðar:  

     • í formi kennitölu (nafnskírteinis- eða vegabréfsnúmer eða húsnúmer lögheimilis)    

     • að því er varðar líkamleg einkenni einstaklinga auk ljósmyndar, raddar eða fingrafara (nafnskírteinis- eða vegabréfsmynd eða ljósmynd af lögheimili)  

     • að því er varðar einkasvið skráða aðilans (ríkisfang hans, lögheimili, fæðingardag, netfang, eiginnafn, eftirnafn, kyn (valfrjálst), símanúmer (valfrjálst) búsetusvæði, starf (t.d. skólastarf, atvinna...), fötlunar- eða heilbrigðisvandamál (valfrjálst og beiðni um stuðning), land það sem gaf út nafnskírteinið/vegabréfið/staðfestingu lögheimilis    

     • varðandi laun, styrki, og bankareikninga (í tengslum að standa straum af þeim útgjöldum sem ekki eru innifalin) 

     • varðandi fjölskyldu hins skráða (menntunarstig foreldis eða lögráðamanns(valkvætt))   

     • að því er varðar starfsferil skráða aðilans (fyrri störf (t.d. skólastarf, atvinna),    
þátttaka (áður fyrr) í æskulýðssamtökum (valfrjálst)), fyrirhugað starf í framtíðinni (t.d. nám, vinna)   

     • varðandi símanúmer og aðferðina við samskipti (símanúmer, tölvupóstfang) 

     • að því er varðar nöfn og heimilisföng (þ.m.t. netföng) (eiginnafn, eftirnafn, tölvupóstfang, innlent nafnskírteini/vegabréf/opinber staðfesting á búsetu, aðseturssvæði (valfrjálst)).   

     • að því er varðar heilbrigði (valkvætt ef þátttakandinn fer fram á sérstakan stuðning vegna síns heilsufarsástands). 

3. Hvaða tilgangi þjónar vinnslan með gögnin þín? 

     • Að skipuleggja valið og úthlutunina á DiscoverEU ferðapössunum og tilheyrandi þjónustu: efna til nýrrar umferðar á Evrópsku ungmennagáttinni þar sem umsækjendum verður boðið uppá að svara spurningalista. Þess vegna þurfa umsækjendurnir að leggja fram tilteknar persónuupplýsingar til þess að gera hinum sameiginlega ábyrgðaraðila kleift að leggja mat á hvort þeir uppfylli þátttökuskilyrðin. Þátttakendur eru valdir ef þeir uppfylla hæfisskilyrðin, ef þeir svara krossaspurningunum rétt og aukaspurningunni (bráðbananum) ásættanlega. 

     • Að valinu loknu gengur verktakinn úr skugga um hvort viðkomandi umsækjendur séu raunverulega gjaldgengir með því að kanna persónuskilríki þeirra (staðfesting á ríkisfangi og lögheimili).   

     • Síðan afhendir verktakinn þátttakendunum ferðapassana sína ásamt tilheyrandi afsláttarkorti. Þegar þátttakendurnir byrja að nota ferðapassann sinn, þá er um að gera að þeir séu í sambandi við verktakann við undirbúning ferðarinnar eða ef þeir þurfa aðstoð við notkunina á ferðapassanum að halda.    

     • Bókun á lestar- rútu- eða flugvélafarseðlum handa umsækjendum sem fengu DiscoverEU ferðapassa úthlutað. 

     • Eftirfylgni og skýrslugjöf: EACEA er einnig heimiluð úrvinnsla á persónupplýsingum þáttakendanna vegna eftirfylgni og skýrslugjafar.

DG EAC (hinn sameiginlegi ábyrgðaraðili) er einnig heimilt að senda persónuupplýsingar um þá umsækjendur sem ekki voru valdir til sinna    
verktaka í því skyni að útvega þeim afsláttarkort Evrópusamtaka ungmennakorta.

4. Hverjir hafa aðgang að persónuupplýsingum þínum og hverjum eru þær birtar?

 Aðgangi að persónuupplýsingum þínum kann að vera miðlað, á grundvellinum 'nauðsyn krefur', til eftirfarandi viðtakenda:

     • Viðurkenndra starfsmanna EACEA (staðsettum í EB)   

     • Viðurkenndra starfsmanna framkvæmdastjórnarinnar    

     • Viðurkennds starfsfólks verktakans og undirverktaka hans (staðsettum í ESB/EES löndum) 

     • Verktakinn reiðir sína DiscoverEU þjónustu af hendi með því að beita til þess eftirfarandi þriðju aðila hugbúnaði:     
          o Adobe Campaign & Mandrill (staðfestir tölvupóstsendingar)    
          o AWS Cognito & CommerceTools (útgáfa reikninga og pantanastjórnun)    
          o AWS Dynamo DB (farsímapassi)    
          o Chatlayer (spjallvera)    
          o Dune (gagnagrunnur)    
          o Flexmail (tölvupóstkerfi)    
          o Insided (samfélagmiðill)    
          o Mailchimp & IRIS/Intersystems (bókanir)    
          o MessageBird (SMS-kerfi)    
          o Netigate (könnun að ferð lokinni)    
          o Shufti Pro (sannprófun persónuskilríkja)    
          o SQL Datawarehouse (skjalasöfnun og skýrslugerð)    
          o Zendesk (þjónustuborð)  

Í einstaka tilfellum (lestarmiðar á sérkjörum, undantekningaferðir með flugi eða rútum), þá er takmörkuðum persónuupplýsingum (nafni, eiginnafni, fæðingardegi) miðlað til vissrar ferðaskrifstofu í Belgíu, sem DiscoverEU verktakinn hefur gert gagnaverndarsamning (DPA) við. Allt eftir þeirri ferðaáætlun sem þátttakandinn óskar eftir, þá getur ferðaskrifstofan bókað ferðir með ferðaskipuleggjendum innan ESB/EES eða utan þess svæðis í þeim löndum sem taka þátt í DiscoverEU (Norður-Makedóníu, Serbíu eða Tyrklandi).     
Slíkar ferðir eru ætíð bókaðar samkvæmt óskum þátttakandans. Slík miðlun persónuupplýsinga skal taka mið af c-lið 50.1. gr. (miðlun sem nauðsynleg er til þess að ganga frá þeim samningi sem gerður er í þágu þess aðila sem upplýsingarnar eiga við). 

Ef upp koma vandamál við eftirlit eða ágreiningur við skoðun á því hvernig lögum Sambandsins hefur verið framfylgt ( t.d. við innri endurskoðunarþjónustuna, framkvæmdastjórn ESB, Evrópuskrifstofuna um aðgerðir gegn svikum OLAF, dómstóla ESB, o.s.frv.).

5. Hversu lengi munum við geyma persónuupplýsingarnar þínar? 

Persónuupplýsingum þeirra sem ekki voru valdir til þátttöku í DiscoverEU verður eytt tveimur árum eftir að þeir sendu inn umsókn sína, nema þeir hafi beinlínis látið í ljós áhuga á að vera upplýstir um þátttöku í annarri þjónustu á vegum Evrópsku ungmennagáttarinnar, en í slíkum tilfellum eru gögnin varðveitt í allt að 5 ár. Að þeim tíma liðnum verða persónuupplýsingar þeirra gerðar nafnlausar og aðeins varðveittar í tölfræðilegum tilgangi.

Þeim persónuupplýsingum sem finna má í umsóknum valdra þátttakenda í DiscoverEU verður eytt 5 árum frá ferðabókunardegi, samkvæmt sameiginlegum varðveislulista, nema notandinn hafi óskað eftir því að vera felldur niður úr stöðunni „valinn notandi“ og hafi heldur ekki notið góðs af fjármögnun ESB í gegnum það frumkvæði, en þá verða gögnin aðeins varðveitt í tvö ár að hámarki.

Hins vegar gætum við varðveitt lengur þær upplýsingar sem auðkenna þig í sögu-, tölfræði- eða     
vísindalegum tilgangi, eftir að tilheyrandi verndarráðstafanir hafa verið gerðar.

6. Hver eru réttur þinn varðandi persónuupplýsingar þínar og hvernig geturðu nýtt þér hann? 

Samkvæmt ákvæðum persónuverndarreglugerðarinnar, þá áttu rétt á að óska eftir:   

     • aðgangi að þeim persónuupplýsingum sem EACEA hefur um þig;    

     • að leiðrétta persónuupplýsingar þínar ef þörf krefur;   

     • að persónuupplýsingum þínum verði eytt;    

     • að úrvinnsla á persónupplýsingum þínum verði takmörkuð;    

     • að móttaka eða láta senda gögnin þín til annarar stofnunar, á algengu tölvulesanlegu stöðluðu sniði (gagnaflutningur).

Athugið vel: Að teknu tilliti til þess að valferlið er í eðli sínu af samkeppnislegum toga, þá getur réttur til leiðréttingar á upplýsingum aðeins átt við um staðreyndir sem unnar eru vegna viðkomandi styrkveitingarferlis. Réttinn til að leiðrétta þau gögn er eingöngu hægt að nýta sér fram að lokafrestinum til þess að senda inn umsóknirnar.  

Þó er heimilt að leiðrétta ónákvæmar staðreyndir í gögnunum hvenær sem er á meðan úthlutunarferlið stendur yfir og eftir það.

Þar sem þessi vinnsla á persónuupplýsingum þínum byggist á a-lið 1. mgr. 5. gr. reglugerðarinnar um gagnavernd, vinsamlegast athugaðu þá að þú átt andmælarétt við þeirri vinnslu ef um er að ræða sérstakar aðstæður þínar samkvæmt ákvæðum 23. gr. persónuverndarreglugerðarinnar. 

Í 25. gr. reglugerðar (ESB) 2018/1725 er kveðið á um að í málum sem varða starfsemi stofnana og aðila ESB, þá geti hinir síðarnefndu takmarkað viss réttindi einstaklinga við vissar aðstæður og með þeim verndarráðstöfunum sem mælt er fyrir um í þeirri reglugerð. Kveðið er á um slíkar takmarkanir í þeim innri reglum sem EACEA hefur samþykkt og birtar hafa verið í Stjórnartíðindum Evrópusambandsins: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)

Allar slíkar takmarkanir verða takmarkaðar í tíma, hóflegar og virða eðli framangreindra réttinda. Þeim verður aflétt um leið og aðstæðurnar, sem réttlæta takmörkunina, eiga ekki lengur við. Þér verður send nánari gagnaverndartilkynning að því tímabili loknu.

Almenna reglan er sú að þú verður upplýstur um helstu ástæður takmörkunar, nema ef þær upplýsingar kæmu til með að afturkalla áhrif takmörkunarinnar sem slíkrar.

Þú átt rétt á því að leggja fram kvörtun til Evrópsku persónuverndarstofnunarinnar EDPS varðandi umfang takmörkunarinnar.

7. Þú átt rétt á því að grípa til andmæla ef upp kemur ágreiningur í tengslum við hvers kyns mál sem snúa að persónuupplýsingum 

Ef upp kemur ágreiningur um hvers kyns málefni er varða vernd persónuupplýsinga, þá getur þú snúið þér sjálfur til ábyrgðaraðilans, í ofangreindu heimilisfangi og virku pósthólfi hans.

Þú getur einnig snúið þér til gagnaverndarfulltrúa EACEA á eftirfarandi netfangi: eacea-data [email protected]. 

Þú getur hvenær sem er lagt fram kvörtun hjá Evrópsku persónuverndarstofnuninni: http://www.edps.europa.eu.

8. Á hvaða lagagrundvelli vinnum við úr persónuupplýsingum þínum?

Slík vinnsla er nauðsynleg til þess að hægt sé að inna af þau hendi verkefni sem unnið er að í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds hjá stofnun eða aðila Sambandsins (sem brátt verður mælt fyrir í lögum þess):   

          - Ákvörðun framkvæmdastjórnarinnar 2021/173 þar sem EACEA var komið á fót;    
          - Ákvörðun framkvæmdastjórnarinnar C(2021)951 og viðaukarnir við hana þar sem valdi var framsalað til EACEA til þess að fara með stjórn MFF áætlana á árunum 2021-2027,    
          - Reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins(ESB) 2021/817 frá 20. maí 2021 um að koma á fót Erasmus+: áætlun Sambandsins um menntun, þjálfun, æskulýðsmál og íþróttir og um niðurfellingu reglugerðar (ESB) nr. 1288/2013 (Stjtíð. ESB L 189, 28.5.2021, bls. 1–33) (Texti sem varðar EES).

 

1. Reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2018/1725 frá 23. október 2018 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu stofnana, aðila, skrifstofa og sérstofnana Sambandsins á persónuupplýsingum og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og um niðurfellingu reglugerðar (EB) nr. 45/2001 og ákvörðunar nr. 1247/2002/EB, texti sem varðar EES, Stjtíð. ESB L 295, 21.11.2018, bls. 39.